Добрый день. Заключили договор на топливные карты. Практически все сотрудники используют личный автотранспорт. Подскажите пожалуйста нужно ли заключать договор аренды транспортного средства с ними или достаточно подписать соглашение на использование личного транспортного средства, ежемесячно платить компенсацию и на основании путевых листов списывать бензин.? И еще вопрос, если сам автомобиль оформлен не на сотрудника, а на супругу/супруга, можно ли выдать ему топливную карту? Может быть есть у нас на клерке полный документооборот который должен быть в таких случаях? Спасибо заранее.
Добрый день ! Вам необходимо оформить использование работником личного автомобиля в служебных целях. При этот тот факт, что собственником автомобиля является супруга работника, значения не имеет. Использование личного автомобиля сотрудника для служебных целей на практике оформляют несколькими способами. Например, можно выплачивать компенсацию, либо заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства. Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях положена сотрудникам, которые используют свое транспортное средство в интересах работодателя. При этом работодатель должен на это дать свое согласие, а размер компенсации должен быть согласован в письменной форме. Об этом – в статье 188 ТК. Эксплуатация автомобиля работника должна быть обусловлена его должностными обязанностями (например, использование личного автомобиля связано с постоянными служебными разъездами). Размер компенсации за использование личного автомобиля официально не установлен. Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет. Поэтому работодатель определяет размер и порядок расчета самостоятельно по согласованию с сотрудником. Компенсацию можно установить в твердой сумме за месяц, независимо от времени и интенсивности использования авто. А можно каждый месяц делать расчет компенсации в зависимости от интенсивности поездок. В любом случае не платите компенсацию за время, когда сотрудник не использовал машину – был в отпуске или болел. Выплату компенсации за использование личного автомобиля пропишите в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему.
О расчетах топливными картами и о порядке списания топлива можно прочитать в материале по ссылке :
Учет топлива. Чек-лист для бухгалтера.
Большое спасибо!
По документообороту: Мы подписываем допсоглашение с сотрудниками, там прописываем сумму компенсации. Приказом утверждаем форму путевого листа, журнала выдачи топливных карт. Этого достаточно? Или еще какие-то внутренние документы нужны для обоснования расходов?
Для правильности бухгалтерского учета топливных карт, нужно обязательно закрепить порядок и формы документов в локально-нормативном акте. Обычно для учета этих карт достаточно вести журнал учета выдачи и возврата топливных карт .
Большое спасибо)