Алгоритм списания топлива

Добрый день!
Просьба разъяснить, каков именно алгоритм списания топлива, по каким документам он производится.
спасибо

Добрый день.

У вас топливные карты или водители платят при заправке

да, топливные карты

1 симпатия

Количество списываемого топлива определяют на основе данных:

  1. Путевых листов, если ваша организация занимается перевозками пассажиров и багажа, грузов (ч. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта). В этом случае ваши путевые листы должны содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные как для первичных учетных документов, так и для путевых листов 1;
  2. Путевых листов, маршрутных листов, справок или отчетов о перемещениях автомобиля и пройденном им пути, составленных на основании сведений системы спутниковой навигации ГЛОНАСС, GPS или иных систем, - если перевозками пассажиров и багажа, грузов ваша организация не занимается. Эти документы должны содержать обязательные реквизиты первичных учетных документов.

Т.е. у вас должна быть документация, подтверждающая километраж.

Бухгалтерский учет

Как правило, денежные средства на лицевые счета топливных карт перечисляются авансом. Перечисленные поставщику ГСМ авансы в расходах не учитываются. Карты учтите на забалансовом счет.

Бензин принимают к учету на основании подтверждающих документов, полученных от поставщика (обычно это товарная накладная и реестр операций по топливным картам).

Проводки:
д60 (аванс) - к51 - перечислен аванс на топливную карту
д10 - к60 - принят к учету бензин, приобретенный с использованием топливной карты
д60 - к60 (аванс) - зачтен в оплату приобретенный бензин
д20 (26, 44) - к10 - стоимость топлива учтена в расходах

Если работает с НДС, то проводки стандартные:
д19 - к60 (76) НДС с аванса;
д68 - к19 НДС с аванса;
д19 - к60 НДС от стоимости приобретенного бензина;
д68 - к19 Принят к вычету НДС;
д60(76) - к68 восстановлен НДС с аванса.

Для налога на прибыль расходы на ГСМ учитывайте полностью, нормировать их не надо (Письмо Минфина от 22.03.2019 № 03-03-07/19283).

Что касается того, в каком размере списывать. У вас есть три варианта.

  1. Использовать нормы Минтранса, утверждены распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р
    (ред. от 20.09.2018) "О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”.
    Этот вариант самый безопасный. Ведь значения нормативов, приведенные Минтрансом в документе, технически обоснованны, разработаны по специальной методике и подтверждены испытаниями.
    В отношении тех автомобилей, для которых нормы расхода ГСМ не утверждены, налогоплательщику рекомендуется руководствоваться технической документацией или информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.
  2. Разработать свои нормы, для чего произвести контрольный замер, выявить реальный расход топлива на 100 км и зафиксировать в акте контрольного замера нормы расхода топлива для автомобиля (указать марку). При разработке собственных норм также следует учесть информацию, отраженную в техпаспорте автомобиля, его конструктивные особенности и техническое состояние, режим работы, дорожно-транспортные, климатические и иные факторы. Можно предусмотреть, что в отдельных случаях эти нормы могут быть увеличены (например, в зимнее время, в результате частых остановок при езде по городу, из-за технического состояния ТС).
    Риски у организации возникают в том случае, если она разработала свои нормы расхода топлива, но при этом для целей налогообложения списала стоимость ГСМ в большем размере, чем положено по этим нормам.
  3. Не пользоваться вообще никакими нормами и отражать расход топлива по факту. При этом варианте налоговые риски возникают в случае, если расход топлива значительно превышает установленные Нормы, поскольку экономически обосновать расход будет весьма проблематично.

спасибо

Есть какие-либо формы заполнения данных или журналы?

Если они нужны вашей организации, то ведете журналы документов. Например, путевых листов или маршрутных листов. Это внутреннее дело организации.

1 симпатия