Добрый день!
ИП УСН с разницы.
Планирует деловую поездку в другой город для заключения договора с поставщиком товаров.
Возможно ли включить в расходы затраты на оплату поездки (бензин, билеты, проживание в гостинице, питание) и пр.
Если можно, то какие документы подготовить? Какие подтверждающие документы сохранить?
Есть официальное приглашение от партнеров и деловая переписка.
Приветствуем вас, Олеся!
Да, такую деловую поезду обычно оформляются в виде командировки.
Вы можете учесть следующие командировочные расходы (пп. 13, 42 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.18 НК РФ):
Перечень командировочных расходов, которые перечислены в пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, не является закрытым. Поэтому вы можете учесть и другие расходы, которые относятся к командировочным. При этом они должны быть (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ, Письма Минфина России от 18.12.2019 № 03-11-11/99333, от 27.06.2019 № 03-11-11/47160):
• направлены на получение дохода;
• экономически обоснованны;
• подтверждены документально.
При УСН с объектом “доходы минус расходы” командировочные расходы учитываются в порядке, установленном для налога на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Расходы включаются в налоговую базу при УСН, если они подтверждены первичными документами. Это требование закреплено в п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными по законодательству РФ, либо документами, оформленными по обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими осуществленные расходы (в том числе приказом о командировке, проездными документами и др.), - Письмо Минфина России от 26.05.2021 № 03-03-07/40400.
Налоговым кодексом не установлен конкретный перечень документов, которые подтверждают расходы, учитываемые при налогообложении. Поэтому формально “упрощенцы” не ограничены в вопросе подтверждения правомерности учета тех или иных расходов (см., например, Письма Минфина России от 11.03.2021 № 03-03-06/1/17066, от 18.02.2021 № 03-03-07/11292).
Таким образом, затраты (в том числе на наем жилья в командировке) для целей налогообложения можно обосновать любыми первичными документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования средств на эти цели (см. Письма Минфина России от 05.02.2021 № 03-07-11/7456, от 05.03.2021 № 03-03-07/15729).
Причем в качестве примера документов, косвенно подтверждающих расходы для целей налогообложения, в п. 1 ст. 252 НК РФ приведены документы, имеющие непосредственное отношение к командировкам, - приказ о командировке (для примера см. унифицированную форму № Т-9), проездные документы.
Заметим: другими характерными примерами документов, которые формально не признаются первичными, но могут служить косвенным подтверждением понесенных расходов, являются договор, счет-фактура и чек ККТ.
Расходы могут быть учтены в целях налогообложения, если:
Таким образом, документы, подтверждающие расходы, должны максимально подробно раскрывать содержание понесенных затрат (период, когда они были понесены, цель их осуществления, их связь с деятельностью, направленной на получение дохода).
Перед командировкой можно выдавать средства под отчет и тогда работник предоставляет авансовый отчет.
Большое спасибо за подробный ответ!
А если в поездку едет сам ИП и сотрудников у него нет. Тогда будут ли эти расходы приниматься к уменьшению доходов?
К сожалению, расходы ИП на его командировки, например, расходы на оплату жилья, проезда, суточные и пр. (ст. 166 ТК РФ, Письма Минфина России от 16.08.2019 № 03-11-11/62269, от 26.02.2018 № 03-11-11/11722) нельзя отнести к командировочным.
Минфин РФ исходит из того, что отправить в командировку можно только работников. Поскольку ИП не работник, то его поездки нельзя считать командировками по ТК РФ, а значит, нельзя и учесть расходы на них. Кроме того, расходы на командировки самого ИП не перечислены в закрытом перечне расходов (ст. 346.16 НК РФ), принимаемых на УСН.
Однако, заметим, что отдельные суды в ряде случаев допускали учет расходов на командировки самого ИП (см. Постановления ФАС Уральского округа от 06.12.2011 № Ф09-7903/11, ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.06.2007 № А78-6556/06-С2-24/354-Ф02-3683/07).
Поскольку судебная практика единична, не рекомендуем ей следовать, т.к. высоки риски доначисления налога ФНС.
Остаётся вариант аренды транспортного средства с экипажем у другой организации или ИП, тогда если у вашего ИП объект “доходы минус расходы”, то при расчете налога на УСН в расходах сможете учесть:
• арендные платежи (пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
• затраты на ГСМ и другие расходные материалы, если договором они возложены на вас (пп. 2 п. 1 ст. 254, пп. 5, 12 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ);
• затраты на страхование по ОСАГО, если по договору вы должны оплатить страховку (пп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Не получится учесть в расходах затраты:
• на страхование по КАСКО.
Этот вид страхования добровольный (даже если договор с арендодателем обязывает вас страховать транспорт) (п. 4 ст. 935 ГК РФ). Расходы на добровольное страхование имущества не указаны в закрытом перечне в п. 1 ст. 346.16 НК РФ (Письмо Минфина России от 10.05.2007 № 03-11-04/2/119);
• рацион питания членов экипажа морских, речных и воздушных судов - такого вида расходов нет в закрытом перечне в п. 1 ст. 346.16 НК РФ (Письмо Минфина России от 30.05.2019 № 03-11-11/39342);
• техническое обслуживание, текущий и капитальный ремонт арендованного ТС. Эти расходы должен нести арендодатель (ст. 634 ГК РФ). Если вы учтете их у себя, ФНС может признать их необоснованными.