Какими мессенджерами и почтовыми сервисами можно пользоваться для пересылки счетов,договоров,доверенностей и т.п. контрагентам,сотрудникам в др.офисы в свете закона о персональных данных? Или есть иные специальные сервисы , работа с которыми одобрена?
В свете требований законодательства о персональных данных (в первую очередь — Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных»), пересылка документов, содержащих персональные данные (например, счетов с реквизитами физлиц, договоров с паспортными данными, доверенностей и т.д.), требует соблюдения нескольких условий:
Что важно соблюдать при передаче документов:
- Зашифрованный канал передачи
Передача должна осуществляться через защищённый канал связи (например, HTTPS, TLS). Это исключает обычные мессенджеры без шифрования. - Легитимная обработка персональных данных
Нужно иметь согласие субъекта ПДн на их передачу (например, сотрудника или контрагента-физлица), если это не предусмотрено законом или договором. - Российская юрисдикция
Если вы — оператор ПДн, обязаны хранить и обрабатывать ПДн на территории РФ (ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ). Это касается и использования облачных сервисов. - Контроль доступа и журналирование
Должна быть возможность установить, кто, когда и что пересылал. Это важно при проверках Роскомнадзора.
Что не рекомендуется использовать:
- Gmail, Outlook, iCloud и др. иностранные почтовые сервисы
Их сервера расположены за пределами РФ, что нарушает требование локализации ПДн. - WhatsApp, Telegram, Viber, Signal и др. мессенджеры
Они не обеспечивают контроль над маршрутом передачи данных и не находятся под юрисдикцией РФ.
Рекомендованные инструменты:
Почтовые сервисы:
- Яндекс 360 для бизнеса
- Mail.ru для бизнеса (VK WorkMail)
- Рутокен.Почта
- Код Безопасности (защищённая почта с криптозащитой)
Все они поддерживают локализацию ПДн, TLS-шифрование, аудит и позволяют заключить договор с оператором, выполняющим функции по обработке ПДн.
Для защищённой пересылки документов:
- Диадок, СБИС, Контур.Диадок — для ЭДО
- WorkFlow, Docsvision, Тензор (СБИС.Документы) — корпоративные документообороты
- Яндекс Облако S3 с шифрованием и правами доступа
- VK WorkCloud, МойОфис: Облако — с функциями ограничения доступа и хранения на территории РФ
Что можно сделать прямо сейчас:
- Перевести документооборот на ЭДО (электронный документооборот) — это решает сразу несколько проблем с безопасностью, юрисдикцией и логированием.
- Отказаться от пересылки чувствительных документов через персональные мессенджеры и почты сотрудников.
- Включить в договор с сотрудником или контрагентом положения о передаче ПДн через определённые каналы связи.
Вот таблица с обзором рекомендуемых сервисов, которые соответствуют требованиям закона о персональных данных и подходят для пересылки счетов, договоров, доверенностей и других документов.
Сравнение сервисов для пересылки документов с ПДн
| Сервис | Юрисдикция РФ | Поддержка ПДн (локализация) | Шифрование (TLS/внутреннее) |
|---|---|---|---|
| Яндекс 360 для бизнеса | Да | Да | Да |
| Mail.ru (VK WorkMail) | Да | Да | Да |
| Рутокен.Почта | Да | Да | Да |
| СБИС (Тензор) | Да | Да | Да |
| Контур.Диадок | Да | Да | Да |