Добрый день! Наша организация заключила договор с подрядчиком (ЮЛ) на выполнение работ. В договоре оговорена сумма только за выполнение работ. Устно организация (подрядчик) оговаривает, что нам (Заказчику) необходимо оплатить проезд в оба конца, работнику (ФЛ) направленному для выполнения работ. Вопрос: как правильно оформить данную выплату (ФЛ) и не подлежит ли эта выплата налогообложению? У меня еще появился вопрос, а если это (ФЛ) работник Подрядчика с которым у нас заключен договор на выполнение работ ( и этот работник (ФЛ) выполняет эти работы) мы также должны удержать с выплаты за проезд НДФЛ?
Добрый день.
Хотела бы отметить, что условие об оплате Заказчиком проезда работника Подрядчика к месту выполнения работ следует прописать в договоре с Подрядчиком, а не просто устно договориться. Если не будет письменной договоренности, то такие расходы Заказчик не сможет принять у себя для целей налогообложения ни при каких условиях. Кроме того, придется начислить НДФЛ со стоимости оплаченного проезда.
В отношении физлица в данном случае Заказчик оплачивает не личные расходы этого физлица. Физлицо не по собственному желанию едет к Заказчику. Его направил работодатель. То есть, по факту Заказчик оплачивает расходы Подрядчика, который должен был направить своего сотрудника в командировку со всеми соответствующими выплатами: проезд, проживание, суточные.
Но расходы на проезд физических лиц, не являющихся сотрудниками организации, не могут рассматриваться как командировочные расходы у Заказчика, которые можно было бы учесть на основании п.п.12 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письма Минфина России от 24.09.2015 N 03-03-06/1/54684, от 16.10.2007 N 03-03-06/1/723, от 19.12.2006 N 03-03-04/1/844).
Но если расходы на поездку работника Подрядчика организация - Заказчик осуществляет в рамках заключенного с контрагентом договора выполнения работ, то такие расходы являются формой оплаты работ (услуг), оказанных Заказчику Подрядчиком. И в таком случае при получении возмещении от Подрядчика понесенных организацией расходов на проезд его сотрудника можно будет учесть для целей налогообложения (Письмо Минфина России от 14.11.2011 N 03-03-06/1/755, от 30.03.2011 N 03-03-06/4/24). Но все это применимо в случае, когда в договоре стороны обговорили такую оплату и возмещение.
Но в данной ситуации условие об оплате проезда за работника Подрядчика не прописано в договоре. То есть, нигде не видно, что Заказчик оплачивает проезд работника своего контрагента. Получается, что оплачивается проезд обычного физического лица, который решил приехать к Заказчику. В таком случае у такого физлица возникает доход в виде стоимости проезда, который облагается НДФЛ (ст. 211 НК РФ). И так как этот доход получен не в денежной форме и у Заказчика не будет возможности удержать из доходов этого физлица сумму НДФЛ, то о невозможности удержания НДФЛ надо об этом сообщить в налоговую инспекцию и этому физлицу (п. 5 ст. 226 НК РФ). Налоговая самостоятельно взыщет сумму НДФЛ с этого физлица.
Спасибо!