Здравствуйте! Если в договоре прописать пункт, что обмен сканами договора и актов к нему по электронной почте или в Телеграмм считаются подписанными простой электронной подписью и приравниваются к оригиналам на бумажном носителе. Насколько это будет иметь юридическую силу и можно ли такие документы принимать к расходам в налоговом учете, не будет ли проблем? И какую информацию или скрин нужно приложить к документам, чтобы было понятно, что мы по почте обменялись? Есть ли какая-то судебная практика по этому вопросу?
Приветствуем вас!
При заключении договора с помощью электронных и иных техсредств письменная форма соблюдена, если эти средства позволяют воспроизвести на материальном носителе содержание договора в неизменном виде (в частности, при распечатывании).
Договор считается подписанным, если использован любой способ, позволяющий определить выразившее волю лицо (например, отправка СМС-сообщения или заполнение электронной формы на сайте). Специальный способ определения такого лица может быть предусмотрен законом (иными правовыми актами) и соглашением сторон (п. 1 ст. 160 ГК РФ).
Т.е. если детально прописать в договоре (соглашении), как обмениваться электронными документами (например сканами), если точно можно установить и индентифицировать стороны, то можно это сделать.
Да, суды часто могут применять эти документы. В судебной практике сейчас принимают даже переписку по ВатСап, если это не запрещено договором, а если прописать, то тем более будут примать и все это имеет юридическую силу в силу стю 160 ГК РФ. Тут также можно использвоать и телеграм.
Правда такие способы не везде и всегда можно применять, например, с контрагентами, которые работают по 44-ФЗ, 223-ФЗ, бюджетные учреждения и т.д. или же даже контрагенты, которые не хотят этого. Тут важно соглашенеи сторон. В некоторых случах уже обязательно нужно применять ЭДО (электронный документооборот).
Что касается налоговых документов (УПД, счет-фактур), то здсь применяются правила законодательства РФ. В некоторых случаях нужно применять ЭДО.
Электронный счет-фактуру можно выставлять во всех случаях, когда стороны согласны на обмен электронными счетами-фактурами и у них есть для этого совместимые технические средства, если иное не предусмотрено ст. 169 НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ).
Согласие на выставление электронных счетов-фактур можно оформить оговоркой в договоре, отдельным соглашением, путем обмена письмами или иным удобным для вас способом. В том числе согласие может следовать из действий сторон (Письма Минфина России от 01.08.2011 № 03-07-09/26, ФНС России от 24.10.2018 № ЕД-4-15/20755).
Если вы реализуете товары, подлежащие прослеживаемости, в общем случае счета-фактуры выставляются в электронной форме. Однако из этого правила есть исключения (п. 1.1 ст. 169 НК РФ).
При приобретении товаров, подлежащих прослеживаемости, вы обязаны обеспечить получение электронных счетов-фактур через российского оператора ЭДО. Счета-фактуры на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг) в рамках госзакупок выставляются и принимаются в электронной форме только через ЕИС (п. 1.2 ст. 169 НК РФ, п. 3 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме).
Счет-фактуру в электронной форме выставлется по Формату, утвержденному приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
Спасибо!
Какую информацию или скрин нужно приложить к документам, чтобы было понятно, что мы по почте обменялись или по телеграмм?
Обычно в договоре или в соглашении оговариваются например адреса электронной почты и/или телеграм, все, что послыется через эти контакты считаестя официальным. Т.е. ничего более не нужно.