их вообще хранить нельзя, по неуволенным тоже.
Хранить нельзя. Надо написать правильно с юридической точки, ссылаясь на закон или еще что-то.
достаточно закона, “еще что-то” не обязательно ))
Обязанность оформлять личные дела установлена в отношении государственных и муниципальных служащих (Указ Президента РФ [от 30.05.2005 № 609] [ст. 30 Федерального закона] от 02.03.2007 № 25-ФЗ). На работников коммерческих организаций оформлять личные дела необязательно.
Однако если коммерческая организация решила вести личные дела работников, то целесообразно закрепить порядок их ведения в соответствующем положении.
В личные дела работников могут помещаться следующие документы:
- анкета, автобиография, резюме;
- заявление о приеме на работу;
- копии документов об образовании;
- рекомендации и характеристики;
- медицинские справки;
- трудовой договор;
- выписка из приказа о приеме на работу;
- выписки из протоколов об избрании на должность, об итогах конкурса на вакантную должность;
- личная карточка.
Копии документов (выписки) должны заверять работники кадровой службы. Документы личного дела подшиваются в папку “Дело”. В личном деле должна быть оформлена внутренняя опись документов.
В [п. 16 Указа] Президента РФ от 30.05.2005 № 609 установлено, что к личному делу гражданского служащего в числе прочего приобщаются копия паспорта и копия документов ЗАГСа. Однако применять это требование к личным делам лиц, которые не являются гражданскими служащими, неправомерно.
Документы, удостоверяющие личность, нужны работодателю исключительно при оформлении трудовых отношений. Данные, которые содержат паспорта, СНИЛС и ИНН признаются персональными.
Под персональными данными понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность ([п. 1 Указа] Президента РФ от 06.03.1997 № 188). Сбор, обработка, передача, хранение и иные действия с такой информацией должны выполняться в строгом соответствии с Федеральным законом [от 27.07.2006 № 152-ФЗ] “О персональных данных” (далее – Закон № 152-ФЗ).
В соответствии с [п. 2 ст. 5 Закона] № 152-ФЗ обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.
Паспорт и СНИЛС нужны работодателю для заключения договора, поэтому их предоставление ограничено целью заключения трудового договора. Следовательно, хранить копии этих документов в личном деле работодатель не вправе. Обратите внимание, требовать у работника ИНН работодатель не имеет права, поэтому хранение копии ИНН в личном деле не служит для достижения законных и заранее определенных целей.
Хранение копий паспорта, СНИЛС и ИНН в личном деле может повлечь ответственность за нарушение законодательства о персональных данных (см. например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013). Например, Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд, привлекая к ответственности работодателя постановлением от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу А53-12557/2013, указал следующее: в личных делах работников общества хранятся документы, содержащие персональные данные, превышающие установленный [пунктом 2 статьи 86 ТК РФ] объем обрабатываемых персональных данных работников, определенный законодательством. К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта, фотографии работников.
3 лайка
Огромное спасибо. Теперь отвечу содержательно в ИФНС. Мы коммерческая организация- данные не храним.
я надеюсь, Вы не собрались переписывать им напечатанное в предыдущем посте?
Ссылки на Закон о персональных данных и этой фразы вполне достаточно.
Пусть законы сами читают.
Только ссылки, я ранее писала,что мы не имеем право без согласия сотрудников отправлять данные и мы не храним данные уволенных сотрудников. Коллега ответила!!! искать не надо. Напишу в общих фразах ссылаясь на закон.
При приеме на работу, я делаю копии потом подшиваю их, значит мне надо все это убрать
Я не знала, что хранить нельзя.Спасибо за информацию.
“Сведения об изменении паспортных данных ХХХХХ не предоставлялись”.
Именно так и мы отвечали в прошлом году. В этом уже никаких требований не предъявляли. Кроме того, приказ ФНС России от 02.10.2018 г. N ММВ-7-11/566@ по формированию справок 2-НДФЛ не налагает на налогового агента обязанности отслеживать изменения в паспортных данных после получения дохода налогоплательщиком и представления им сведений о себе налоговому агенту. Проблема в том, что налоговики не заморачиваются поиском сведений о предыдущих выданных документах а просто используют портал проверки текущих. Однако, в базах УФМС есть сведения о предыдущих паспортах и они сейчас даже записываются в новый паспорт при выдаче, пусть там копаются.