Возмещение транспортных расходов

Здравствуйте! Подскажите , продали товар покупателю с ндс 5%, отправили транспортной компанией, они должны были оплатить доставку сами , но из за ошибки в документах, счёт на доставку нужно оплатить нам самим, а они должны возместить нам эту сумму на наш счёт. Как правильно это оформить? Выставить им счет на возмещение транспортных расходов на сумму , которую мы оплатили транспортной компании, а как быть с НДС? его плюс или в том числе или вообще без НДС? и как правильно закрывающие документы сделать, УПД статус 2 ? Очень прошу помочь! Спасибо