Документальное оформление расходов в налоговом учете

Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста каким образом необходимо подтвердить ремонт инструмента хоз способом. Например, аккумулятор заменить у шуруповерта, предприятие работает круглосуточно, центральная комиссия для дифектовки дома спит, а работать нужно. Просто взять со склада аккумулятор по требованию - этого недостаточно? Все комментарии прошу подкреплять ссылками на нормативные документы и письма

Добрый день!

Порядок оформления фактов хозяйственной жизни первичными учетными документами установлен ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Федеральным стандартом бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденным приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

В случае отличия даты составления первичного учетного документа от даты совершения факта хозяйственной жизни, оформляемого этим первичным учетным документом, указывается также информация о дате совершения факта хозяйственной жизни (подп. «б» п. 8 ФСБУ 27/2021).

Также допускается оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учетным документом (подп. «а» п. 9 ФСБУ 27/2021).

В рассматриваемой ситуации выдача работнику со склада необходимых инструментов, запчастей и пр. оформляется соответствующим первичным учетным документом (требованием, накладной и пр.) непосредственно в момент совершения этого факта хозяйственной жизни.

А вот первичный документ, доказывающий необходимость такой выдачи, то есть дефектная (или дефектовочная) ведомость может быть оформлен и несколько позже.

Насколько — это уже решают ваши сотрудники, в первую очередь технари, ответственные за использование материальных ценностей в цехе, или другом подразделении.

Исходить, в первую очередь, следует из здравого смысла и логики.

В законодательстве и нормативных документах не установлен однозначно срок (допустим, не более трех календарных дней, или там, не более 48 часов и 15 мин.), когда должен быть оформлен первичный документ, подтверждающий свершившийся факт хозяйственной жизни.

Вполне допустимо, если на все выданные за неделю (за декаду, за месяц) комплектующие, запчасти и пр. будет оформлена одна такая ведомость (особенно, если количество выданных единиц за месяц невелико).

Но вот если такая ведомость будет составляться раз в квартал, а то и раз в полгода, и на несколько сотен выданных позиций, то она может вызвать вполне обоснованное подозрение в своей обоснованности как со стороны вышестоящего руководства организации, так и со стороны собственников, различных проверяющих и прочих заинтересованных пользователей.

Главное, чтобы установленные в вашей организации сроки составления и представления первичных учетных документов обеспечивали обоснованность, достоверность, юридическую значимость и другие требования к регистрам бухгалтерского учета, установленные п. 10 ФСБУ 27/2021.

Все вышесказанное относится и к порядку документального подтверждения затрат и расходов для целей налогообложения.

В п. 1 ст. 252 НК РФ однозначно сказано, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации (то есть с Законом о бухгалтерском учете).

Спасибо большое!
На сколько я понимаю, все-таки черным по белому нигде не указана “дефектовочная ведомость”.

Еще вопрос: по расчету себестоимости. Мы должны в расходах на ремонт учитывать и зарплату, и взносы и прочее по тем, кто делал данный ремонт. Ну вот слесарь взял новый аккумулятор. Мне нужно его зарплату и прочее прибавить к стоимости аккумулятора и отнести в косвенные расходы. Еще интереснее, когда это делает сотрудник основного производства и я его зарплату должна вычести из затрат основного производства по статье зарплата и включить в статью ремонт оборудования и основных средств?

1 симпатия

Дефектная (или дефектовочная) ведомость это больше из обычаев делового оборота.
Но если строго по теории, то есть такой ГОСТ «Межгосударственный стандарт. Система технического обслуживания и ремонта техники. Термины и определения. ГОСТ 18322-2016», утвержденный приказом Росстандарта от 28 марта 2017 г. № 186-ст.
И в нем есть последовательность операций, которая в общем случае предполагается следующая:

2.3.1. Обнаружение неисправности. Событие, при котором наличие неисправности становится очевидным.

2.3.2. Локализация неисправности. Действия, направленные на поиск неисправной составной части или нескольких составных частей на соответствующем уровне разукрупнения и предотвращение распространения неисправности и ее возможных последствий.

2.3.3 Диагностирование неисправности. Операции, выполняемые с целью идентификации неисправности и установления причин ее появления.

2.3.4 Устранение неисправности. Операции, выполняемые после диагностирования неисправности с целью восстановления работоспособного состояния объекта.

2.3.5 Контроль функционирования. Контроль выполнения объектом всех или части свойственных ему функций.
Вот и диагностирование неисправности такой ведомостью на практике обычно и оформляется.
Теперь по затратам на ремонт.
В очередной раз повторю, что учет должен быть максимально подробным, но не без излишнего фанатизма, то есть определяем существенность тех или иных затрат.
И если затраты на ремонт состояли в замене аккумулятора, что заняло, вместе с походом на склад, получением его по накладной, возвращением на рабочее место - минут 15-20, ну пусть и 30, то какой смысл заниматься таким сверхточным учетом? Ну себестоимость продукции, которую работник изготавливает, изменится на 0,00000005%. Ваши затраты как бухгалтера, в 500 раз больше будут.
Учет всегда несколько приблизителен. Так что, на мой взгляд, с этим заморачиваться не стоит.
Хотя, когда я работал на крупном заводе (но это было 40 лет назад), мне встречались у сдельщиков наряды на 3 коп., на 12 коп. и т. д. И за месяц, в том числе и по таким копеечным нарядам у него 150-200, а то и 250 руб. зарплата начислялась

Спасибо. И я про это: курочка по зернышку.
Хотя с другой стороны, так как налоговую базу я не изменю, если отражу эти операции не по той статье, действительно смысла нет.

Вот и я об этом.
Тем более, что суммы, вероятнее всего, копеечные.