Здравствуйте.
Кадровый сотрудник при увольнении забрал (изъял) все документы из своего личного дела. Договора, доп. соглашения, копии паспорта, снилс, инн. Как правильно составить акт об отсутствующих документах по вине работника?
а вот этих документов быть у вас в личном деле не должно, про них не пишите.
думаю, что надо провести инвентаризацию. Приказом назначить комиссию, выявить отсутствие документов.
тут, что называется, “не пойман - не вор”. Вы не можете утверждать, что это именно этот работник все документы забрал, если у вас нет доказательств (например, видео, как он это делает), или свидетельских показаний. Вы можете только зафиксировать их отсутствие.
Спасибо. Будем действовать…
Кадровые документы передаются и принимаются по описи, поскольку за их утерю ответственному лицу положено административное взыскание.
Теоретически, даже если старый кадровик не передавала дела новому, он должен был документы по описи передать комиссии. Но, понимаю, что так не сделали…
- Издаете приказ об аудите кадровых документов в связи со сменой ответственного лица.
В аудит входят - трудовые книжки, трудовые договора и доп. соглашения к ним, кадровые приказы за 75 лет хранения (
- теоретически, практически лет за 5 смотрят), приказы об отпусках за 5 лет, книги учета всех этих документов. Обязательные нормативные документы - ПВТР, ПоОТ, Положение о персональных данных, о материальной ответственности (если есть), о коммерческой тайне (если есть). В документах кроме их наличия, смотрятся и подписи всех работающих. Теоретически по такой же схеме смотрят личные дела уволенных за 75 лет - практически не встречалась нигде с этим. Есть ще нюансы про невостребованные трудовые и т.п. - Об отсутствии составляется акт.
Для того, чтобы косяки старого сотрудника не перешли административной ответственностью на нового - Потом новый сотрудник подписывает приказ о возложении на себя ответственности
Внимание - вопрос
У старого кадровика был приказ об ответственности за ведение и хранение личных дел, персональных данных и трудовых книжек? Если нет - ваши акты правового значения дня него иметь не будут. По умолчанию, без назначения ответственного лица, - ответственный директор.