Документы, подтверждающие проживание в гостинице

Клерк.Консультации
,
1

Добрый день.
Сотрудники были в командировке в другом городе. Проживали в гостинице. Из документов, подтверждающих проживание, в гостинице выдали только кассовый чек об оплате. Наименование услуги “проживание”, 2 человека, стоимость койко-места, общая стоимость. ФИО проживающих, дат заезда и выезда нет.
Можно ли принять к учету и включить в расходы услуги гостиницы по таким документам?

3

Добрый день.

Оплату аренды жилого помещения во время командировки подтверждает кассовый чек. На кассовых чеках должны присутствовать все обязательные реквизиты, в том числе QR-код.
Законодательство не содержит требований о том, что вместе с кассовым чеком при расчете за оказанные гостиничные услуги исполнитель выдает еще иной документ, в котором указаны сведения об услугах.
Для признания в целях налогообложения прибыли произведенные организацией расходы в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ должны быть:

  1. экономически обоснованы;
  2. документально подтверждены;
  3. произведены для деятельности, направленной на получение дохода.

Нормы главы 25 НК РФ не устанавливают конкретного перечня документов, подтверждающих те или иные расходы (письма Минфина России от 29.08.2017 N 03-03-06/1/55280, от 15.08.2017 N 03-07-08/52318). По мнению чиновников, в общем случае подтверждением сумм расходов по оплате приобретенных товаров (работ, услуг) являются первичные документы (платежные документы, акты приемки-передачи, товарные накладные, заключенные договоры и др.), оформленные надлежащим образом, а при покупке за наличные - еще чеки ККТ или документы (товарные чеки, квитанции или др.), подтверждающие прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу), оформленные продавцами (письма Минфина России от 06.05.2015 N 03-11-06/2/26028, от 05.06.2007 N 03-11-04/2/158). В письмах Минфина России от 30.09.2019 N 03-03-07/74934, от 18.02.2019 N 03-03-06/1/10344 разъяснено, что чек ККТ подтверждает факт расчетов, но не является документом, обосновывающим экономическую целесообразность факта хозяйственной деятельности.

Экономическую обоснованность расходов в этом случае могут подтвердить авансовый отчет, приказ руководителя, (письмо ФНС России от 25.06.2013 N ЕД-4-3/11515@, письмо Минфина России от 14.10.2019 N 03-03-06/1/78500).

4

А если сотрудник проживал в гостинице не в городе назначения, а по пути следования (добирался на машине)- также будет достаточно приказа на командировку и авансового отчета?

5

Да, достаточно.
А вообще как он бронировал отель? Или просто приехал и поселился?

6

Брони не было. Заселились в первый попавшийся

7

Пусть напишет служебную записку, что по пути остановился там-то на такой-то срок. Приложите к авансовому отчету.

8

Спасибо!