Здравствуйте, подскажите ,пожалуйста , как правильно оформить командировочные расходы, какие документы необходимо предоставить , подтверждающие расходы для проживания, можно ли включить в расходы аренду автомобиля, заправка транспортного средства
Добрый день.
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы, связанные с этой командировкой (ст.167 ТК). В том числе и расходы на проезд.
Законодательство не содержит ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда во время командировки.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам коммерческих организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Т.е. возможность использования сотрудниками арендованного транспорта лучше прописать в положении о командировках или ином документе, в котором описан порядок и размер возмещения расходов. Но делать это необязательно, такого требования в законе нет. Однако это поможет избежать споров внутри коллектива - вдруг потом работнику откажут в возмещении расходов, потому что он по собственной инициативе взял в аренду автомобиль, а необходимости в этом не было.
В случае аренды автомобиля работником во время командировки документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться договор аренды, акт о передаче/возврате автомобиля, счета, чеки и иные документы, подтверждающие оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду, документы, подтверждающие размещение автомобиля на парковку, стоянку (при наличии). Для ГСМ нужны документы на оплату заправки.
Поскольку аренда автомобиля в командировке является командировочными расходами, то их можно учесть при расчете налога на прибыль или УСН.
Подтверждение расходов на проживание зависит от того, где проживал командированный. Если это гостиница, то достаточно счета и документа об оплате. Если у частного лица снималась квартира, то нужен договор аренды, плюс акты передачи имущества и документ об оплате.
1 лайк