Добрый день.
Подскажите, учредитель (работник) организации хочет поехать в Армению на авто организации. Какие документы должен при себе иметь? Срок поездки два месяца.
Приветствуем вас, Татьяна!
Нормы суточных и возмещения командировочных расходов организация устанавливает в своем локальном нормативном акте (ЛНА), например в положении о командировках. За день выезда из РФ платите суточные по нормам для загранкомандировок, за день въезда - по нормам для России, а за однодневную командировку - половину нормы для загранкомандировок (п. п. 18, 20 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (ред. от 01.03.2023)).
НДФЛ и взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ начисляются на суточные в части превышения 2500 руб. в день. Для налога на прибыль и взносов на травматизм норматива нет. Оплату проезда и проживания включайте в расходы, НДФЛ и взносы не начисляйте (ст. ст. 264, 422 НК РФ, Письма Минфина от 07.06.2022 № 03-04-05/53719, ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).
Валютные расходы для налога на прибыль пересчитайте по курсу обмена в справке о покупке валюты или банковской выписке. Если документа нет, берите курс Банка России на дату выдачи аванса, а в части, не покрытой авансом, - курс на дату утверждения авансового отчета (Письма Минфина от 19.08.2022 № 07-01-09/81220, от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324).
Если аванс на загранкомандировку выдан в валюте, расходы в авансовом отчете указывайте в валюте. Если аванс в рублях, строку 1а, графы 6 и 8 не заполняйте. Оплаченные валютой расходы отразите в рублях по тому же курсу, что и для учета налоговых расходов (Указания по заполнению АО-1).
Подтверждающие документы на иностранном языке переведите на русский. Сделать это может и сам работник (Письмо Минфина от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).
Командировка на своем автомобиле
В приказе о направлении в командировку укажите, что работник едет на своей машине, выпишите путевой лист. Заключите с работником соглашение об использовании автомобиля в служебных целях или договор аренды автомобиля с экипажем. Возьмите копию свидетельства о регистрации автомобиля (п. 7 Положения о командировках, Письмо Минфина от 23.01.2018 № 03-04-05/3235).
К авансовому отчету сотрудник должен приложить путевой лист, чеки на ГСМ и служебную записку с датами выезда в командировку и возвращения.
Если заключили соглашение об использовании личного автомобиля, выплатите работнику компенсацию, которая включает и расходы на ГСМ. НДФЛ и взносы на компенсацию не начисляют. Для налога на прибыль компенсацию учитывают в пределах лимита: 1 200 руб. в месяц за автомобиль с двигателем 2 000 куб. см и меньше, 1 500 руб. - с двигателем больше 2 000 куб. см (Письма Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, от 12.08.2022 № 03-03-06/1/78804, от 29.08.2022 № 03-03-06/1/83838).
Если заключили с работником договор аренды автомобиля с экипажем, арендные платежи учитывайте для налога на прибыль, облагайте НДФЛ, а взносами облагайте только услуги по управлению автомобилем. Расходы на ГСМ, возмещенные работнику, для налога на прибыль учитывайте полностью, НДФЛ и взносы не начисляйте (ст. ст. 41, 420 НК РФ, Письмо Минфина от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649).
Оплату проезда по платной дороге учитывается в налоговых расходах, НДФЛ и взносы не начисляйте (ст. ст. 217, 264, 422 НК РФ).
Расходы на проживание
Расходы на гостиницу подтвердит счет на оплату, чек ККТ или другой платежный документ. НДС можно принять к вычету только по счету-фактуре (Письмо Минфина от 26.02.2020 № 03-07-09/13555).
Возмещенную работнику стоимость завтрака и другого питания, оплаченную по отдельному чеку или выделенную в счете гостиницы, не учитывайте в налоговых расходах и облагайте НДФЛ и взносами. НДС к вычету не принимайте, даже при наличии счета-фактуры (ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина от 14.10.2009 N 03-04-06-01/263).
Оплату проживания в арендованной квартире учитывайте в налоговых расходах на основании договора аренды и платежных документов, НДФЛ и взносы не начисляйте (Письмо Минфина от 15.01.2016 N 03-03-07/803, ст. ст. 217, 422 НК РФ).
Возмещаемую работнику оплату проживания без подтверждающих документов в расходах учесть нельзя. Страховые взносы надо начислить на всю сумму. А НДФЛ - с суммы, превышающей в день 700 руб. при командировке по РФ и 2 500 руб. при загранкомандировке (ст. 217 НК РФ, Письмо Минтруда от 03.07.2015 N 17-3/В-326).
В бухучете все командировочные расходы - на проезд, проживание, завтрак в гостинице, другое питание и суточные - учитывают одинаково: Д 26 (44) - К 71 (60).
В данном случае авто принадлежит ООО. Какие документы должен при себе иметь работник, уезжая в командировку на авто, оформленном на компанию?
В любом случае путевой лист, и приказ на командировку, выдаются авансовые деньги под отчет, потом ваш сотрудник сдает авансовый отчет.
Если будет выдаваться авансовые суммы на командировку, в том числе на ГСМ валюта, то у вас возникнет учет курсовых разниц.