Аренда личного автомобиля у сотрудника

Клерк.Консультации
,
1

ООО на ОСНО при направлении сотрудника в командировку прибегает к услугам «Яндекс такси для бизнеса». Задались вопросом о возможности ездить в командировки на своих машинах, с целью экономии.
Как правило командировки один, два дня с периодичностью два раза в месяц, оформлять ежемесячно аренду авто у сотрудника и платить ежемесячно арендную плату считаем не целесообразно. В этой связи вопросы:

  1. Можно оформить аренду авто на один, два дня? Как нужно оформить такой договор? Какие подтверждающие документы необходимо предоставлять?
  2. Обязательное ли требование проходить предрейсовый осмотр с привлечением медицинского работника?
  3. Обязательно ли оформление путевых листов в которых необходима запись о исправности автомобиля? Нужно вводить в штат компании должность лица ответственного за эксплуатацию автомобильного транспорта.
  4. Можно ли оплачивать за километраж или час? Это как то регламенируется государством или мы можем локальными документами закрепить стоимость за километр/час
    Все сотрудники с кем планируется заключение подобных договор имеют должности не связанные разъездным характером работ (директор, начальник отдела)
3

Добрый день!

У Вас есть два варианта. Или заключить соглашение об использовании личного автомобиля в служебных целях, или договор аренды автомобиля с экипажем.

Соглашение. Когда сотрудник уехал в командировку на личном автомобиле, к авансовому отчету ему нужно приложить путевой лист и чеки ГСМ. Возьмите копию документов, что автомобиль принадлежит сотруднику. Еще рекомендуют приложить служебную записку о поездке.

Но тут есть два спорных вопроса. Учет расходов и путевой лист.

Чиновники настаивают, что если заключили соглашение об использовании личного автомобиля, то компенсация работнику включает и расходы на ГСМ. НДФЛ и взносы на компенсацию не начисляют. Но для налога на прибыль компенсацию учитывают только в пределах лимита: 1 200 руб. в месяц за автомобиль с двигателем 2 000 куб. см и меньше, 1 500 руб. - с двигателем больше 2 000 куб. см (письма Минфина от 12.08.2022 № 03-03-06/1/78804, от 29.08.2022 № 03-03-06/1/83838).

Спор по поводу путевого листа – нужен или нет? На мой взгляд, лучше выписать.

Тогда вам нужно руководствоваться приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390.

При оформлении путевого листа (п. 3 Состава сведений и порядка оформления путевого листа из указанного выше приказа):

  • на один день - укажите дату (число, месяц, год), когда можно его использовать;

  • более чем на один календарный день - укажите даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого можно использовать документ.

Так что можете сделать путевой лист на нужный срок.

Отметки медика и механика, по моему мнению, надо проставлять (п. 12, 13 Состава сведений и порядка оформления путевого листа). Иначе могут возникнуть проблемы и с ГИБДД, и с налоговиками. Например, налоговики могут придраться, что у Вас не полностью заполнена первичка.

Если нет механика, то просто назначьте должностное лицо, ответственное за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспортных средств.

Аренда. Если заключили с работником договор аренды автомобиля с экипажем, арендные платежи учитывайте для налога на прибыль, облагайте НДФЛ, а взносами облагайте только услуги по управлению автомобилем. Расходы на ГСМ, возмещенные работнику, для налога на прибыль учитывайте полностью, НДФЛ и взносы не начисляйте (ст. ст. 41, 420 НК РФ).

4

Большое спасибо за подробный ответ!