на основании каких документов можно выплачивать сотруднику за аренду машины?
Здравствуйте!
Машина передается в аренду на основании договора аренды, в силу этого же договора у арендатора возникает обязанность выплат за аренду.
Аренда личного автомобиля работника может быть двух видов: с экипажем и без экипажа. В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и производить его техническое обслуживание сам работник, во втором указанные обязанности возлагаются на других уполномоченных лиц (ст. ст. 632, 642 ГК РФ).
Если предполагается, что работник не будет работать на этом автомобиле (аренда без экипажа), то страховые взносы начислять не надо, только НДФЛ с каждой выплаты (ст. 226 НК РФ)
Если работник сам и будет ездить на этом автомобиле (аренде с экипажем), то плату за управление лучше выделить отдельно, потому что на эту часть начисляются страховые взносы, а оплата за аренду взносами не облагается. НДФЛ удерживается со всей суммы платежа по договору (ст. ст. 226, 420 НК РФ).
Факт передачи машины в аренду оформляется актом приема-передачи
аренда без экипажа.
сотрудник-арендодатель может ездить на этой машине?
Ездить для каких целей?
Если речь об аренде без экипажа, то предполагается, что он передает машину в организацию и для личных нужд не использует. Если нужна личная поездка, то это должно быть предусмотрено договором (на какой срок передается, на каких условиях возвращается, как оплачивается) и на каждую передачу нужен акт приема-передачи.
Если же речь о служебных поездках, то в первую очередь стоит уточнить, входит ли это (вождение автомобиля) в обязанности работника. Если не входит, то прописать этот момент в трудовом договоре, например, или все-таки установить плату за управление в договоре аренды.
1 лайк
Речь идет об аренде без экипажа. Предполагается, что сотрудник-арендодатель передает машину в организацию, и совершает на ней служебные поездки.
Я про служебные поездки и написала, что у сотрудника как-то должна быть определена обязанность ездить на служебном автомобиле. Или что вы хотели уточнить?
сотрудник совершает служебные поездки на своей машине. хотели составить договор аренды без экипажа. выплачивать сумму аренды сотруднику, перечислять ндфл в бюджет. что еще надо?
Именно в плане оформления аренды ничего более не надо.
Но параллельно ведь возникает вопрос в подтверждении обоснованности этой аренды для целей налога на прибыль, а с учетом того, что сотрудник, сдав автомобиль в аренду, сам же на нем ездит, то может возникнуть риск обвинения в необоснованной налоговой выгоде (п. 2 ст. 54.1)
Т.е. надо чтобы была необходимость в служебных поездках и именно у этого сотрудника.
Возможно, в его должностных обязанностях уже это прописано.
1 лайк
вопрос еще в том, что у сотрудника машина не в собственности, а ездит по страховке.
он может сдавать машину в аренду?
Имели ввиду ездит по доверенности?
Он может сдать автомобиль в аренду, если этой доверенностью кроме права управления предусмотрено предусмотрена сдача в аренду.
Если в доверенности такое право не предоставлено физическому лицу, то договор аренды будет считаться недействительным (ст. 168 ГК РФ)
Заверять нотариально такую доверенность гражданское законодательство не требует.
1 лайк
сотрудник принес страховку. сказал, что сейчас вместо доверенности электронный страховой полюс. как выплатить за аренду этого авто?
Нет, этого документа не достаточно. Страховка позволяет только управлять транспортным средством, но не дает прав на совершение каких-либо иных действий с ним, в том числе не разрешает сдавать его в аренду
1 лайк
Сообщение было перенесено в новую тему: Директор ездит на своей машине
тогда надо договор аренды заключать с собственником машины или нужна доверенность на сотрудника на сдачу в аренду машины?
и еще : я не хотела бы вести диалоги с экспертом в форуму.
можно без обсуждения с другими лицами вести переписку?
Если арендную плату хочет получать сотрудник, то лучше оформить доверенность
А по налогам: фирма берет в аренду машину у сотрудника или выплачивает сотруднику компенсацию за использование машины в служебных целях? Что выгоднее?
Скорее всего получится, что сотруднику выгоднее компенсация, а организации аренда
Компенсация и возмещение соответствующих расходов, размер которых определяется письменным соглашением между работником и работодателем (дополнительным соглашением к трудовому договору) (ст. 188 ТК РФ). Размер компенсации самостоятельно определяется договаривающимися сторонами.
Компенсации не облагаются НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ), но для налога на прибыль можно учесть только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Это 1200 – 1500 рублей в месяц в зависимости от объема двигателя. И при этом считается, что стоимость бензина и прочих расходов уже входит в эту компенсацию (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
При выплате арендной платы НДФЛ надо удерживать, но можно учесть для налога на прибыль все расходы по содержанию автомобиля.
Обоснованность использования транспортного средства для нужд организации, разумеется нужна во обоих случаях. Это путевые листы или иные документы, позволяющие обосновать производственную направленность поездок и объем оплачиваемого топлива, если планируется
И дополню еще относительно компенсации с вашим сотрудником, поскольку ситуация немного спорная.
Налоговики считают, что если автомобиль не является личным имуществом работника, то суммы компенсаций за использование автомобиля, на котором он ездит по доверенности (или страховке в вашем случае), облагаются НДФЛ в общем порядке (п. 1 Письма ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@, Письмо ФНС России от 25.10.2012 N ЕД-4-3/18123@).
Доказать право на льготу по НДФЛ тут получится только в том случае, если собственником автомобиля является супруг (супруга) работника и этот автомобиль был приобретен ими в браке в совместную собственность (см., например, Письма Минфина России от 05.12.2012 N 03-03-06/1/629 и от 27.08.2012 N 03-04-05/6-1004).
Существует и иная позиция: компенсация за использование автомобиля, которым работник управляет по доверенности, НДФЛ не облагается. Этот вывод основан на Письме Минфина России от 05.12.2017 N 03-04-06/80616, в котором сказано, что с компенсации за использование в служебных целях автомобиля, который принадлежит работнику на законном основании, налог не удерживается. Поскольку доверенность подтверждает законность владения и пользования транспортным средством, компенсацию можно не облагать НДФЛ.
и компенсация и аренда страховыми не облагаются?