Добрый день!
Есть ООО на ОСНО, занимается монтажными работами по установке видео/аудио оборудования, системы умный дом и тд.
В штате есть генеральный директор (единственный учредитель) и инженер.
У генерального директора есть микроавтобусы, которые используются в работе.
Подскажите, пожалуйста, какие есть варианты возмещения расходов на топливо, страховку, ремонт? Какой порядок налогообложения по этим операциями и какой документооборот?
Спасибо!
В вашем случае выгоднее всего заключить с учредителем Договор аренды транспортного средства без экипажа
Правовая основа
По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ).
Отличие этого договора от договора аренды транспортного средства с экипажем, помимо отсутствия услуг по управлению и технической эксплуатации транспортного средства, заключается в том, что большинство обязанностей арендодателя по договору аренды транспортного средства с экипажем в данном случае возложено на арендатора.
Так, в соответствии со ст. 644 ГК РФ поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта, обязан теперь арендатор. Поэтому перед заключением договора необходимо тщательно проверить состояние арендуемого транспортного средства.
Так как услуги по управлению транспортным средством и по его технической эксплуатации не предоставляются, арендатор осуществляет эти действия своими силами (ст. 645 ГК РФ). Поскольку арендатор сам управляет транспортным средством, то и ответственность за вред, причиненный третьим лицам, несет он же (ст. 648 ГК РФ).
Арендатор, осуществляющий управление транспортным средством, должен иметь при себе документы, перечисленные в п. 2.1.1 Правил дорожного движения, утв. постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090.
В договоре аренды транспортного средства без экипажа следует обратить внимание на:
условия договора о распределении между сторонами договора обязанностей и расходов по содержанию арендованного транспортного средства, его страхованию, включая страхование ответственности арендатора, а также расходов, связанных с его эксплуатацией. В противном случае все указанные расходы в соответствии со ст. 646 ГК РФ возлагаются на арендатора;
цели использования транспортного средства, поскольку согласно п. 2 ст. 647 ГК РФ арендатор вправе без согласия арендодателя от своего имени заключать с третьими лицами договоры перевозки и иные договоры, если они не противоречат целям использования транспортного средства, указанным в договоре аренды, а если такие цели не установлены, назначению транспортного средства.
Вопросы, касающиеся, в частности, порядка уплаты арендной платы, срока договора аренды транспортных средств, прекращения договора, возврата арендуемого транспортного средства регулируются общими положениями об аренде.
Из легального определения договора аренды транспортного средства (ст. 632 и 642 ГК РФ) следует, что он является реальным договором, то есть для его заключения, помимо согласования сторонами всех его существенных условий (п. 1 ст. 432 ГК РФ), необходима также передача имущества, являющегося предметом договора (п. 2 ст. 433 ГК РФ). Соответственно, до момента передачи транспортного средства договор аренды не может считаться заключенным (см., например, постановления Девятого ААС от 05.03.2021 N 09АП-77943/20, Четырнадцатого ААС от 13.01.2021 N 14АП-8503/20, Тринадцатого ААС от 11.08.2020 N 13АП-18690/20).
Факт передачи имущества арендатору целесообразно зафиксировать в акте приема-передачи, хотя Гражданский кодекс РФ и не обязывает оформлять такой акт. Форма акта действующим законодательством не установлена, он составляется в произвольной форме.
Размер арендной платы необходимо установить исходя из рыночных условий, завышать ее нельзя. Можно ежемесячно составлять Акт по аренде, но если сумма арендной платы указана в Договоре и не меняется, то составлять ежемесячный Акт нет необходимости.
Учет расходов на аренду автомобиля при налогообложении прибыли
Затраты по договору аренды ТС могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии, что автомобиль используется организацией в деятельности, связанной с получением доходов, а произведенные расходы соответствуют критериям, изложенным в п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть документально подтверждены и экономически обоснованы. Напомним, что перечень расходов, которые могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, носит открытый характер (смотрите, например, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Если по договору аренды ТС эксплуатационные расходы несет арендатор, он вправе учесть эти затраты в целях налогообложения прибыли. Они учитываются:
в составе материальных расходов (подп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ) - если ТС используется непосредственно в производственной деятельности;
в составе прочих расходов (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) - при использовании автомобиля для управленческих нужд,
либо в составе арендных платежей (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ) - если эксплуатационные расходы по условиям договора включены в арендную плату.
ОСАГО и каско, которые уплачивает арендатор, учитываются в расходах на основании подп. 1 п. 1 ст. 263 НК РФ.
НДС при аренде транспортного средства
Сумму НДС, предъявленную при оказании услуг по предоставлению в аренду автомобиля, а также при приобретении у плательщиков НДС горюче-смазочных материалов либо прочих товаров, работ, услуг, возникающих в связи с эксплуатацией арендованной машины, арендатор может предъявить к вычету при выполнении обязательных условий, предусмотренных подп. 1 п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ…
Налог на прибыль: Арендные платежи учитываются на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией.
НДФЛ
Доходы физлиц от сдачи в аренду или иного использования имущества, находящегося в России, относятся к доходам, полученным от источников в РФ, и на основании пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ облагаются НДФЛ. Организация-арендатор обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ) с суммы арендной платы по договору аренды любого вида, как с экипажем, так и без него. Необходимо предоставить в ФНС всю соответствующую отчетность. “Код дохода - 2400. В разделе 2 Расчета 6-НДФЛ сумма арендной платы отражается в стр. 110. В строке 113 ее отражать не нужно, т.к. такой договор - это не ГПД на выполнение работ, оказание услуг. Отмечаем, что в Расчете не предусмотрено равенство стр. 110 = стр. 111 + стр. 112 +стр. 113. Контрольными соотношениями показателей, направленными ФНС России письмом от 23.03.2021 N БС-4-11/3759@, такое равенство не предусмотрено”.
Страховые взносы
Арендная плата, выплачиваемая физическому лицу за аренду транспортного средства , связана не с выполнением работ, оказанием услуг по трудовым или гражданско-правовым договорам, а с передачей в пользование имущества, поэтому она не должна облагаться страховыми взносами.
В соответствии с п. 4 ст. 420 НК РФ не признаются объектом обложения взносами выплаты и иные вознаграждения в рамках: гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права); договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), за исключением договоров авторского заказа, договоров об отчуждении исключительного права на РИД, указанные в подпунктах 1-12 п. 1 ст. 1225 ГК РФ, издательских лицензионных договоров, лицензионных договоров о предоставлении права использования РИД.
Письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 1 ноября 2017 г. N 03-15-06/71986