Можно ли подписывать простой электронной подписью авансовые отчеты, документы внутреннего потребления материалов (например, требования накладные), формируемые в 1С ERP, будут ли они легитимны для НУ? Законодательство вроде не устанавливает запрета на использование в таких документах именно простой ЭП, но все же на просторах интернета можно найти информацию, что для придания этим документам юр.силы (вдруг они будут где-то использоваться в судах) требуют неквалифицированную ЭП.
Приветствуем вас, Алла!
Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются Федеральным законом № 63-ФЗ, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (квалифицированная электронная подпись) (п. 1 ст. 5 Федерального закона № 63-ФЗ).
При этом информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ).
Согласно ст. 21 Федерального закона № 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются ФСБУ.
В связи с вышесказанным до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Федеральным законом № 63-ФЗ вид электронной подписи (Письмо Минфина России от 13.05.2020 № 03-03-06/2/38724).
Соответственно, требования к оформлению первичных учетных документов, составленных в виде электронного документа и подписанных электронной подписью, установлены Федеральными законами № 402-ФЗ и 63-ФЗ. Налоговое законодательство не предъявляет требования к оформлению первичных учетных документов (Письмо Минфина России от 06.05.2020 № 03-03-06/1/36439).
Согласно позиции Минфина России, который не возражает против применения электронных документов, первичные учетные документы, составленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона № 63-ФЗ и могут служить основанием для подтверждения расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль организаций (Письмо от 04.12.2019 № 03-03-06/1/94297). При этом подразумевается наличие электронной подписи для всех участников электронного взаимодействия. Например, при формировании авансового отчета по командировочным расходам в электронном виде использование электронной подписи обязательно для всех участников составления документа.
Отметим также, что использовать сканированные либо сделанные иным способом копии хозяйственных документов для целей бухгалтерского и налогового учета нужно с большой осторожностью. Целесообразно в дальнейшем все-таки получить оригиналы документов во избежание проблем как с контрагентами, так и налоговыми органами.
Т.е. если все подписанты будут использовать электронные подписи, то все будут в порядке, причем неважно простая или квалифицированная подпись. Этот вопрос можно также дополнительно урегулировать в приказе об учетной политики или в отдельном локальном акте организации (приказ, инструкция. положение).
уточните, пжл, вы имели ввиду “причем неважно простая или квалифицированная подпись” ?
1 лайк
Простите, тут опечатка имеется в виду “простая электронная подпись”. Мы исправили.