ЭДО: кто подписывает документы

Здравствуйте! я главный бухгалтер, работаю в 1С, по ЭДО в организацию поступают акты и накладные. Я их имею право подписывать в 1С, если у меня нет доверенности на подписание таких документов? Может можно в системе их подписывать, а потом запрашивать оригиналы на бумажном носителе для подписания у ген.директора?

1 симпатия

Приветствую Вас на форуме клерка!)

Формы актов и накладных предполагают подпись директора или иного лица, которое уполномочено по законe принимать или сдавать выполненные работы, например, или отгружать или принимать товары, материалы.
По закону полномочия подтверждаются доверенностью (см. ст. 185 ГК РФ), именно поэтому доверенность нужна.

Если нужно подписывать в 1С, т.е. в электронном виде, то нужно учитывать, что на настоящий момент от имени предприятия может предписываться только руководитель со своей электронной цифровой подписью (ЭЦП), т.е. лицо, которое без доверенности уполномочено действовать от имени юридического лица, чтобы наделить еще кого-то таким правом (нельзя передавать просто ключ или ЭЦП руководителя) другое физическое лицо (главный бухгалтер, менеджер и т.д.) нужно иметь ЭЦП физического лица, которому руководитель выдает машиночитаемую доверенность (МЧД). Т.е. если Вам выдали МЧД на подписании таких документов, также у вас есть ЭЦП физического лица, а не от организации, то да, вы можете подписывать накладные и акты, если нет, только руководитель.

Напомню, что в январе 2022 года вступили в силу поправки к Федеральному закону от 06.04.2011
№ 63-ФЗ «Об электронной подписи». Корректировки коснулись всех, кто использует электронную подпись: руководители будут получать подпись в ФНС, сотрудники — в удостоверяющих центрах (УЦ) с новой аккредитацией.

С 1 января 2022 года сотрудники организаций применяют одну именную подпись и для рабочих, и для личных документов. Она будет называться «электронная подпись физического лица».

Также старые ЭЦП, если сроки их не истекли, могут подписывать документы электронной подписью, которая получена на организацию. Владельцы сертификата такой подписи — юридическое лицо и сотрудник, который действует по обычной бумажной доверенности. Это переходное положение и оно будет действовать до 01.01.2023, до этого срока все сотрудники, не руководители должны будут получить ЭЦП физического лица в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ).

Если Вы подписываете с помощью ЭЦП акты и накладные у Вас есть соответствующие полномочия, указанные в доверенности (МЧД или на бумаге) и есть соответствующие ЭЦП, то второй раз не нужно к директору приносить на бумаге документы, в том-то и суть реформы, что электронные документы обладают полной юридической силой (см. ч. 2 ст. 160 ГК РФ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 02.07.2021) “Об электронной подписи”), если они изготовлены и подписаны в порядке, установленном законами.