Подписание документов от поставщиков в Диадок бухгалтером на аутсорсинге

Добрый день. Заключен договор на оказании услуг с ООО, прошу все входящие документы от поставщиков подписывать руководителя или сотрудника у которого есть приказ на право подписи. Руководству это не нравиться, тк на это необходимо потратить время, и постоянно просят бухгалтера подписывать документы. В моем договоре такая услуга не прописана и я не наделена такими полномочиями, тем более я не владею информацией получен ли товар в полном объёме на склад, оказана ли услуга и т.д.
Как из этой ситуации можно выйти, есть ли какой образец регламента по порядку подписания документов в Эдо. Может у кого был опыт в аналогичной ситуации.

Приветствую Вас, Наталья, на форуме клерка!

14.07.2022 вступила в силу ст. 4 Федерального закона от 14.07.2022 № 339-ФЗ, которой внесены изменения в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Если трудовой договор, должностная инструкция, договор о материальной ответственности содержат обязанность материально ответственного лица подписывать первичные документы, то при внедрении электронного документооборота вносить изменения в кадровые документы не нужно. Передача полномочий оформляется соответствующей доверенностью и включением должностного лица в соответствующий перечень, утвержденный приказом руководителя организации.
Первичный учетный документ может составляться не только на бумажном носителе, но и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ), ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее - Закон № 63-ФЗ)).
Виды электронной подписи документов бухгалтерского учета, составляемых в виде электронного документа, устанавливаются экономическим субъектом из числа предусмотренных Законом № 63-ФЗ, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами.
Виды электронной подписи первичных учетных документов, составляемых в виде электронного документа экономическим субъектом совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определяются соглашением экономического субъекта с данными участниками электронного взаимодействия (п. 17 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утв. Приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н, п. 7 Информационного сообщения Минфина России от 10.06.2021 № ИС-учет-33).
Отметим, что квалифицированная электронная подпись должна соответствовать определенному формату, утвержденному Минцифры России, который обеспечивает возможность ее проверки любыми сертифицированными средствами электронной подписи (Письмо ФНС России от 01.03.2022 № ЕА-4-26/2465@).
По общему правилу в случае выдачи сертификата ключа проверки электронной подписи юридическому лицу в качестве владельца сертификата ключа проверки электронной подписи наряду с указанием наименования юридического лица указывается физическое лицо, действующее от имени юридического лица без доверенности (ч. 3 ст. 14 Закона № 63-ФЗ).
В случае использования квалифицированной электронной подписи при участии в правоотношениях юридических лиц в общем случае применяется квалифицированная электронная подпись юридического лица, квалифицированный сертификат которой выдается удостоверяющим центром федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление государственной регистрации юридических лиц, с указанием в качестве владельца квалифицированного сертификата также физического лица, действующего от имени юридического лица без доверенности (п. 1 ч. 1 ст. 17.2 Закона № 63-ФЗ).
Таким образом, в рассматриваемом случае владельцем электронной подписи являются организация и ее руководитель как единоличный исполнительный орган (пп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Получение в коммерческих удостоверяющих центрах квалифицированных сертификатов лицами, уполномоченными на действия без доверенности от имени юридических лиц, с 01.01.2022 не допускается (Письмо ФНС России № ЕА-4-26/2465@).

В случае если от имени юридического лица действует лицо, не являющееся уполномоченным на действия от имени юридического лица без доверенности, электронный документ подписывается квалифицированной электронной подписью физического лица, являющегося таким представителем юридического лица, и одновременно представляется также доверенность юридического лица, выданная его представителем. По общему правилу такая доверенность включается в пакет электронных документов (ст. 17.1, п. 2 ч. 1, п. 2 ч. 2 ст. 17.2 Закона № 63-ФЗ).
Доверенность оформляется в соответствии с требованиями ГК РФ. Ее представляют в том числе в электронной форме в машиночитаемом виде с соблюдением Единых требований к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи, утвержденных Приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 857 (далее - Единые требования). Операторы государственных и муниципальных информационных систем, для использования которых представляются документы, могут размещать на своих сайтах формы доверенностей. Банк России может разместить на своем сайте формы для использования отдельными лицами. В этих случаях доверенность должна им соответствовать. Если формы не определены и не размещены, доверенность следует составить по форме, размещенной Минцифры России на Едином портале госуслуг (ч. 1 ст. 17.5 Закона № 63-ФЗ).
Отметим, что до 31.12.2022 установлен добровольный порядок применения машиночитаемой доверенности для юридических лиц (Письмо ФНС России № ЕА-4-26/2465@).
Представитель индивидуального предпринимателя оформляет доверенность и подписывает документы индивидуального предпринимателя в аналогичном порядке (п. 2 ч. 2 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 Закона № 63-ФЗ). Порядок и способы представления доверенности утверждены Постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 № 224.
Электронная доверенность должна быть подписана квалифицированной электронной подписью организации в одном из допустимых форматов (п. 2 ч. 1, п. 2 ч. 2 ст. 17.2 Закона № 63-ФЗ, п. 1 Единых требований).
Полномочия, удостоверяемые доверенностью, следует определять по классификатору полномочий (ч. 2 ст. 17.1, ч. 1 ст. 17.5 Закона № 63-ФЗ, п. 2 Единых требований).
При наделении полномочиями на право подписи первичных документов электронной подписью организации руководитель организации должен издать приказ и ознакомить с ним конкретного работника, в отношении которого такой приказ издан. В приказе следует отразить перечень лиц, наделенных электронной подписью, указать, какая электронная подпись используется в организации конкретным работником, перечень полномочий, связанных с использованием электронной подписи, ссылку на перечень мер безопасности, связанных с применением и хранением электронной подписи.
Если трудовой договор, должностная инструкция ранее предусматривали обязанность материально ответственного лица подписывать те или иные первичные документы, то при внедрении электронного оборота трудовая функция работника не изменяется, а меняется лишь порядок оформления первичной документации. Соответственно, вносить изменения в трудовой договор, должностную инструкцию, договор о материальной ответственности не нужно, достаточно оформить доверенность на право использования электронной подписи организации.
Если соответствующая обязанность не предусмотрена, необходимо внести изменения в документы по правилам ст. ст. 72, 74 ТК РФ.
Отметим, что законодательством не установлено специальных требований в отношении круга лиц, которые могут подписывать электронные первичные документы. Соответственно, действуют общие правила, определенные законодательством о бухгалтерском учете.
Первичный документ подписывают лица, совершившие операцию и ответственные за правильность ее оформления. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н).
Согласно п. 16 ФСБУ 27/2021 перечень лиц, имеющих право подписания документов бухгалтерского учета, устанавливается руководителем экономического субъекта.
Для делегирования права подписи электронных первичных документов руководителю организации необходимо определить лиц, ответственных за совершение операций, по которым составляются первичные документы, путем издания соответствующего приказа, а также в отношении каждого лица составить доверенность на право подписи первичных документов электронной подписью.
Также уполномоченных лиц необходимо обеспечить соответствующим программным обеспечением и самой электронной подписью. Если работников с правом подписи будет несколько, то на каждого из них необходимо оформить персональный ключ электронной подписи.
Таким образом, для предоставления материально ответственному лицу права подписи электронных первичных документов следует включить это лицо в соответствующий перечень, утвержденный приказом руководителя организации, и оформить соответствующую доверенность.
Если трудовой договор, должностная инструкция, договор о материальной ответственности содержат обязанность материально ответственного лица подписывать первичные документы, то при внедрении электронного документооборота вносить изменения в кадровые документы не нужно.

Т.е. нужно добиваться от руководства соблюдения законов, иначе вы будете нести личные риски.

Спасибо за столь развернутый ответ. Донесу данную информацию до руководства клиента.

1 симпатия

Да, конечно, в случае всего предлагаю использовать п. 8 ст. 7 Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 30.12.2021) “О бухгалтерском учете”.