Добрый день. Подскажите такой вопрос. Планируем ввести электронный документооборот с сотрудниками. Будем подписывать некоторые бухгалтерские документы простой электронной подписью. Я не понимаю как это сделать. Работодатель должен выдавать такие подписи? И генерировать их в определенной системе? Или сотрудники могут сами нам отправлять подписанные документы из любой, выбранной ими системы. И мы их принимаем. Тогда как мы должны идентифицировать их подписи для понимания что именно этот сотрудник прислал документ?
1 лайк
Приветствуем вас, Людмила!
Введение электронного кадрового документооборота (ЭКДО) - право работодателя (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ).
Если решили использовать ЭКДО, примите локальный нормативный акт о введении электронного кадрового документооборота (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ).
Кроме того, потребуется (ч. 3, 4 ст. 22.2 ТК РФ):
- утвердить порядок осуществления ЭКДО;
- уведомить каждого работника о переходе на взаимодействие с вами посредством электронного документооборота и его праве дать согласие на такое взаимодействие. Форму уведомления (бумажную или электронную) работодатель определяет самостоятельно, так как в Трудовом кодексе РФ это не установлено (Письмо Минтруда России от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321).
Учтите: для перехода работника на взаимодействие с вами посредством электронного документооборота нужно его письменное согласие, которое он может предоставить в любое время. Это согласие необходимо, если работник был трудоустроен до 31.12.2021, а также если трудоустраивается после 31.12.2021 и имеет трудовой стаж. Получать согласие не нужно, только если лицо принято (принимается) на работу после 31.12.2021 и у него на эту дату не было (нет) трудового стажа (ч. 5, 7 ст. 22.2 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321).
Чтобы упорядочить процесс перехода на ЭКДО, рекомендуем назначить ответственного за этот переход.
Уволить работника за отсутствие у него электронной подписи или отсутствие его согласия на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота нельзя (ч. 8 ст. 22.2 ТК РФ).
Расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование несет работодатель (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ).
Работник вправе использовать ранее самостоятельно полученную УКЭП (ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).
Составление и принятие локального нормативного акта о введении электронного документооборота
В локальный нормативный акт необходимо включить (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ):
- сведения об информационной системе (информационных системах), которая будет использоваться для электронного документооборота;
- порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
- перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
- срок уведомления работников о переходе на электронный документооборот и сведения о дате его введения. Дата не должна быть ранее дня истечения срока уведомления.
Нужно принять локальный нормативный акт с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ).
Указанный локальный нормативный акт можно оформить, например, в виде положения или приказа.
Как составить и утвердить порядок осуществления электронного документооборота
В порядке осуществления ЭКДО можно предусмотреть (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ):
- сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
- порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
- исключительные случаи, при которых допускается оформление на бумажном носителе документов, в отношении которых вы ведете ЭКДО;
- процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).
Александр, спасибо за такой развернутый ответ. Но я не совсем поняла. Нам необходимо вводить свою систему электронные подписи? И генерировать и выдавать их работникам. Это наше право или обязанность? Если например мы введем ЭДО ЛНА и напишем что работник может присылать нам документы подписывая их своей простой электронной подписью, выбранной им любой системы. Опять же это его право? Или все таки мы можем предусмотреть в ЛНА одну систему где будем делать ключи и раздавать подписи. Например это Digisigner
Вы сами вправе выбрать нужную вам систему.
Работники могут и сами получать ЭЦП, можете им вы помогать, все зависит от систем, но расходы на это несет работодатель.
Повторяем выбор системы автоматизации - это выбор работодателя, а не работника. в том числе какие там подписи должны и т.д.
То есть мы можем как выбрать сами систему так и принимать подписи от систем выбранных сотрудниками самостоятельно. Даже если они будут у всех разные?
Всё прописывается в ЛНА, если будут другие и несовместимые, нужно будут решать с каждым.
Спасибо. На этом этапе все понятно.
1 лайк