Добрый день! Подскажите, какой срок хранения документов по деятельности ООО на системе налогообложения “Доходы минус расходы”?
Привествуем вас!
Сроки хранения документов никак не зависят от системы налогообложения.
Сроки хранения входящих документов, относящихся к архивным, утверждены Приказами Росархива от 20.12.2019 № 236 и от 28.12.2021 № 142. В отношении иных документов, не относящихся к архивным, организация вправе самостоятельно установить срок хранения.
В соответствии со ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ “Об архивном деле в РФ” (далее - Закон об архивном деле) сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1, 1.1 ст. 23 Закона об архивном деле.
Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (в значении, предусмотренном п. 17 ст. 3 Закона об архивном деле).
В соответствии с ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень № 236).
Например, переписка хранится 5 лет (п. п. 70, 82, 84, 86, 205 Перечня № 236), заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий - 1 год (п. 451 Перечня № 236), журналы, реестры, базы данных регистрации и контроля поступающих документов - 5 лет (п. “г” ст. 182 Перечня № 236). По вопросу применения Перечня № 236 Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237 утверждена Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение (п. 4.1 Инструкции № 237).
Сроки временного хранения документов, установленные Перечнем, должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается. Нарушение требований о хранении документов влечет за собой ответственность, предусмотренную законодательством РФ (п. 4.3 Инструкции № 237).
Срок хранения “До минования надобности” означает, что организация сама определяет срок хранения указанных документов, однако этот срок не может быть менее одного года. Срок хранения “До минования надобности” установлен для таких документов, как документы, присланные для сведения (п. 4.6 Инструкции № 237).
Срок хранения “До замены новыми” применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе, и означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми (п. 4.7 Инструкции № 237).
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержден Приказом Росархива от 28.12.2021 N 142. В данном Перечне перечислены документы, образующиеся в процессе деятельности организации и имеющие специализированную направленность в зависимости от сферы деятельности организации - например, документы, касающиеся научной (научно-исследовательской) деятельности, производства, градостроительной деятельности, охраны окружающей среды и др.
Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года (за исключением документов по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения) должны хранится 75 лет.
После 1 января 2003 года 50 лет.
Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, используемые для целей налогообложения, - 5 лет после окончания налогового периода, в котором этот документ в последний раз использовался для исчисления налога и составления налоговой отчетности (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).
Например, при продаже ОС с убытком документы бухучета, подтверждающие этот убыток, должны храниться в течение 5 лет, следующих за годом, в котором в налоговом учете в расходах полностью признан убыток;
• документы, используемые для начисления и уплаты страховых взносов (например, расчетно-платежные ведомости (Т-49), расчетные ведомости (Т-51), платежные поручения на уплату страховых взносов, больничные) - 6 лет после окончания года, в котором документ использовался для исчисления или уплаты страховых взносов (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ);
• документы о получении зарплаты и других выплат (сводные расчетные (расчетно-платежные), платежные ведомости и документы к ним, расчетные листки на выдачу зарплаты, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) при наличии лицевых счетов - 6 лет (ст. 295 Перечня). При отсутствии лицевых счетов - 75 лет, если документы созданы до 2003 г., и 50 лет, если они созданы в 2003 г. и позже. Эти сроки отсчитываются со дня создания документа (п. 3 ст. 3, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. 295 Перечня);
• документы, связанные с ликвидацией (реорганизацией) организации (передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним, инвентаризационные описи ликвидационных комиссий) - постоянно (ст. ст. 278, 322 Перечня);
• годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность - постоянно (ст. 268 Перечня).