Накопилось много папок с накладными, актами, счетами и счетами -фактурами.
Директор спрашивает за какие года документы можно уничтожить, чтобы сэкономить место.
Что говорит закон по этому вопросу? Какие виды документов и сколько должны храниться в бухгалтерии предприятия?
Приветсвуем вас!
Документы бухучета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность храните не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете). Конкретные сроки хранения установите на основании Налогового кодекса РФ, Закона об архивном деле и Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236. Не используйте Перечень в отношении документов, которые до 17.02.2020 включительно были внесены в описи дел постоянного хранения и в акты о выделении документов к уничтожению (Письмо Росархива от 13.03.2020 N Р/М-479).
Если в отношении одного и того же документа несколькими нормативными актами предусмотрен разный срок, руководствуйтесь тем актом, в котором указан наибольший срок хранения.
Для наиболее распространенных на практике видов документов установлены такие сроки хранения:
- первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, используемые для целей налогообложения, - 5 лет после окончания налогового периода, в котором этот документ в последний раз использовался для исчисления налога и составления налоговой отчетности (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Например, при продаже ОС с убытком документы бухучета, подтверждающие этот убыток, должны храниться в течение 5 лет, следующих за годом, в котором в налоговом учете в расходах полностью признан убыток;
- документы, используемые для начисления и уплаты страховых взносов (например, расчетно-платежные ведомости (Т-49), расчетные ведомости (Т-51), платежные поручения на уплату страховых взносов, больничные) - 6 лет после окончания года, в котором документ использовался для исчисления или уплаты страховых взносов (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ);
- документы о получении зарплаты и других выплат (сводные расчетные (расчетно-платежные), платежные ведомости и документы к ним, расчетные листки на выдачу зарплаты, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) при наличии лицевых счетов - 6 лет (ст. 295 Перечня). При отсутствии лицевых счетов - 75 лет, если документы созданы до 2003 г., и 50 лет, если они созданы в 2003 г. и позже. Эти сроки отсчитываются со дня создания документа (п. 3 ст. 3, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. 295 Перечня);
- документы, связанные с ликвидацией (реорганизацией) организации (передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним, инвентаризационные описи ликвидационных комиссий) - постоянно (ст. ст. 278, 322 Перечня);
- годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность - постоянно (ст. 268 Перечня);
- кадровые приказы: о приеме на работу, переводе, увольнении, отпусках за свой счет, по беременности и родам, по уходу за ребенком - 50 лет; о ежегодных и учебных отпусках - 5 лет; о любых отпусках работников с вредными условиями труда - 50 лет
- Табель учета рабочего времени - 5 лет, по вредным условиям труда - 50 лет
- График отпусков - 3 года
- Должностные инструкции для конкретного работника - 50 лет, типовые по должности, профессии - 3 года после замены новыми
- Документы воинского учета: сведения, отчеты, списки, журналы учета, план работы - 5 лет; карточки учета, повестки, расписки - 5 лет после снятия работника с воинского учета
- Документы по охране труда: журнал учета инструктажей - 45 лет; отчет о СОУТ - 45 лет, а если выявлены вредные условия - 50 лет; документы по обучению ОТ, план мероприятий по ОТ - 5 лет
- Согласие на обработку персональных данных - 3 года после окончания срока действия
Документы, срок хранения которых истек к 1 января текущего года, можно уничтожить. Для этого оформите акт о выделении документов к уничтожению. Если бумаги уничтожает сторонняя компания, сохраните накладную, если сами - составьте акт об уничтожении (п. п. 26, 31 Правил хранения документов, утв. приказ Росархива от 31.07.2023 № 77).
1 лайк