Хранение первичных документов

Клерк.Консультации
,
1

Добрый день!

  • Может ли компании уничтожить первичные документы (С/Ф, УПД, торг-12, ТТН, доверенность) после истечении 5 лет с окончания периода?
  • Какими документами оформляется это уничтожение?
  • Нужно ли привлекать специализированные фирмы или можно обойтись своими средствами?
    Такой же вопрос по документам на заказ на производство (купажные карты, заявки) и тд.?
3

Здравствуйте!

Уничтожать можно только те документы, сроки хранения которых истекли, в соответствии с ФЗ о бухучете и приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

В соответствии с п.1 ст.29 ФЗ о бухучете: Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Порядок действий при уничтожении документов:

  • Создание экспертной комиссии по уничтожению бухгалтерских документов;

  • Оформление Акта «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению»;

  • Ликвидация;
    После того как составлен и утвержден руководителем Акт, можно избавляться от ненужной макулатуры. В законодательстве способ уничтожения документов с истекшим сроком годности не прописан. Поэтому выбирайте тот, который кажется самым удобным:

шредирование (измельчение в специальной машине );
сжигание (лучше согласовать с пожарными и определиться с местом уничтожения );
отправка на утилизацию (переработку ), сдача в макулатуру в специализированных пунктах. Однако если вы избавляетесь от документов, содержащих конфиденциальную информацию, данный способ не является достаточно надежным.

  • Фиксация факта (актирование) уничтожения документов.

Завершение процедуры нужно заактировать. Данный документ фиксирует непосредственно факт физического уничтожения бухгалтерских бумаг. Но можно обойтись и одним Актом, т.е. прописать перечень документов с истекшим сроком годности в итоговом акте об уничтожении и не составлять первый. Но такой порядок оформления процедуры должен быть установлен в ЛНА организации.

Примерные формы актов:
Акт об уничтожении.docx (20,0 КБ)
Акт о выделении к уничтожению.docx (19,6 КБ)

4

Так прошло 5 лет, я могу уничтожить первичные документы? либо только после налоговой или аудиторской проверке?

5

Можете, срок хранения не менее пяти лет после отчетного года.

1 лайк