В типографии, очень много скопилось документов, срок хранение, которых давно истек. Как их правильно уничтожить? Кто из работников типографии может входить в комиссию по уничтожению? Подскажите как сделать правильно
Добрый день.
Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения регулируют «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.
Процедура уничтожения документов с прошедшим сроком хранения:
Ответственные должностные лица определяют, есть ли в архиве компании документация, срок хранения которой истек.
Руководитель издает приказ об утверждении экспертной комиссии, включающей представителей разных подразделений организации (бухгалтерия, отдел кадров и т.д.). Ее задача заключается в определении ценности документов и документальном оформлении данной процедуры. При этом срок хранения не является единственным параметром отбора.
Оформляется акт о выделении документов к уничтожению.
Проводится утилизация документов и составляется акт об уничтожении документации.
На основании проведенной экспертизы комиссия выделяет группы документов по срокам хранения:
документы, по которым срок хранения не истек, остаются на хранении в подразделениях до истечения срока;
документы со сроком хранения свыше 10 лет (а также документы постоянного срока хранения и документы по личному составу) в конце года должны быть переданы в архив организации. Для этого необходимо составить описи.
документы, у которых срок хранения истек, подлежат уничтожению.
Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года после завершения делопроизводства, то есть группировки документов одного вида в дело и их описания в соответствии с архивными требованиями (п. 17 ст. 3, ч. 2 ст. 21.1 Закона № 125-ФЗ).
Дела временных (до 10 лет включительно), сроков хранения в архив не передают. Их хранят в отделах и по истечении сроков хранения уничтожают.
Документы, отобранные для уничтожения, вносятся в форму акта о выделении к уничтожению документов. Акт можно составлять по форме, приведенной в приложении № 21 к Приказу Минкультуры России № 526 либо использовать самостоятельно разработанную форму.
Документы могут быть уничтожены организацией самостоятельно или сданы для уничтожения специализированной организации. Факт уничтожения необходимо документально подтвердить с указанием объема, количества и способа уничтожения. Документ подписывают все члены комиссии и руководитель.
При сдаче документов на уничтожение целесообразно зафиксировать процесс на фото или видео, а также получить от исполнителя накладную или акт об уничтожении.