Как включить в расходы по УСН (доходы - расходы) затраты сотрудников на яндекс.такси в интересах компании

Клерк.Консультации
, ,
1

как включить в расходы по усно( дохды минус расходы) затраты сотрудников на яндекс.такси в интересах компании

2

Добрый день.

Порядок возмещения расходов на такси может быть установлен коллективным договором или локальным нормативным актом организации (например, положением об оплате поездок на такси в служебных целях, положением о разъездном характере работы), в котором утверждаются, в частности:

  • случаи, когда работники могут пользоваться услугами такси для выполнения своих должностных обязанностей (например, отсутствие общественного транспорта, перевозка особо важных документов, неисправность служебного автомобиля);
  • список работников, имеющих право использовать такси в служебных целях. Это могут быть конкретные лица либо лица, занимающие определенные должности или выполняющие определенные виды работ;
  • установленные ограничения, например предельная сумма возмещаемых расходов на такси в месяц, возможность использования определенных тарифов для поездок (эконом, комфорт и т.д.);
  • перечень и формы документов, необходимых для получения компенсации. Например, можно установить, что работник должен составить заявление на имя руководителя организации о возмещении расходов на услуги такси, понесенных в служебных целях, с приложением документов, подтверждающих эти расходы;
  • сроки предоставления документов и порядок их согласования, например получение визы руководителя на каждом заявлении или ином документе о возмещении понесенных расходов на такси;
  • сроки и порядок выплаты компенсации (наличными деньгами из кассы или перечислением их на банковскую карту работника).

Если расходы на такси бывают редко, то можно обойтись просто заявлением работника, в котором указать, куда и зачем он ездил. Его надо завизировать у руководства.
Документально подтвердить поездку нужно кассовым чеком или квитанцией об оплате. Кассовый чек Яндекс-такси дает только при оплате банковскими картами, так написано у них на сайте. А квитанцию обязан выдать водитель. Но если её нет, можно распечатать отчет о поездке из приложения Яндекса.

Если у вас будут вышеперечисленные документы, вы можете не облагать такую компенсацию НДФЛ и страховыми взносами.

Однако в расходы по УСН взять эти суммы не сможете. В расходах при УСНО можно учесть лишь затраты на служебный транспорт и компенсации работникам за использование их личного транспорта в служебных целях (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Список расходов закрыт и включать в уменьшение налога стоимость такси рискованно.