Деловые поездки в рабочее время

Добрый день!
Подскажите можно ли “подтянуть” деловые поездки в течение рабочего дня на ТАКСИ
на основании п/п 49 п.1 ст 264 НК РФ : другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией.
Если можно, то подскажите какие основные документы необходимы для принятия к БУ и НУ.
И еще вопрос - если сотруднику возмещаются расходы на ТАКСИ на поездки в течение рабочего дня то как быть с НДФЛ и Взносами ? По НДФЛ был пункт 3 ст.217 НК РФ, где было написано, что не подлежит НО НДФЛ расходы связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов), но это пункт не применяется в настоящее время.
По взносам вроде пп И п.2 ч.1 ст.9 Закона № 212-ФЗ, но можно ли эту норму здесь применить ???

Добрый день.

Порядок возмещения расходов на такси может быть установлен коллективным договором или локальным нормативным актом организации (например, положением об оплате поездок на такси в служебных целях, положением о разъездном характере работы), в котором утверждаются, в частности:

  • случаи, когда работники могут пользоваться услугами такси для выполнения своих должностных обязанностей (например, отсутствие общественного транспорта, перевозка особо важных документов, неисправность служебного автомобиля);
  • список работников, имеющих право использовать такси в служебных целях. Это могут быть конкретные лица либо лица, занимающие определенные должности или выполняющие определенные виды работ;
  • установленные ограничения, например предельная сумма возмещаемых расходов на такси в месяц, возможность использования определенных тарифов для поездок (эконом, комфорт и т.д.);
  • перечень и формы документов, необходимых для получения компенсации. Например, можно установить, что работник должен составить заявление (служебную записку, отчет) на имя руководителя организации о возмещении расходов на услуги такси, понесенных в служебных целях, с приложением документов, подтверждающих эти расходы;
  • сроки предоставления документов и порядок их согласования, например получение визы руководителя на каждом заявлении или ином документе о возмещении понесенных расходов на такси;
  • сроки и порядок выплаты компенсации (наличными деньгами из кассы или перечислением их на банковскую карту работника).

Компенсация расходов на использование такси для служебных поездок в размере, установленном работодателем (но не выше фактических затрат работника), не облагается НДФЛ, если она выплачивается:
работникам, чья работа по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в локальных нормативных актах или в трудовом договоре (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ, Письма Минфина России от 27.04.2022 № 03-04-06/38439, от 19.11.2021 № 03-01-10/93643, от 23.03.2021 № 03-04-06/20746);
иным работникам, совершающим периодические или разовые поездки на такси в связи с исполнением своих трудовых обязанностей, то есть в интересах организации (ч. 2 ст. 164 ТК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ, Письма Минфина России от 20.03.2017 N 03-04-06/15815, от 14.05.2010 N 03-04-06/1-97).

Для освобождения компенсации от обложения НДФЛ и взносами вы должны располагать подтверждающими документами. В частности, документ, подтверждающий размер понесенных работником расходов на такси.

Учтите, закон 212-ФЗ по взносам не действует уже много лет. Все нормы по взносам на ОПС, ОМС и ОСС указаны в Налоговом кодексе.