Если в ЛНА прописана возможность проезда сотрудников на такси (командировки, представительские встречи), какие документы являются подтверждающими в целях налогообложения прибыли (кассовый чек, информация о маршруте и т.п.)? В каких случаях могут возникнуть проблемы с налогообложением (в т.ч. в части НДФЛ и страховых взносов)?
Добрый день ! Расходы на оплату услуг такси подтверждают чеком ККТ или фискальным БСО либо чеком самозанятого, выданным водителем такси, а также заказ-нарядом, оформленным по правилам, утвержденным постановлением Правительства от 01.10.2020 № 1586. Также необходимо распечатать отчет по поездке, где фиксируется маршрут. Такой отчет нужен, чтобы подтвердить производственный характер поездки. Отчеты можно получать автоматически, если в приложение сервиса такси загрузить адрес электронной почты. Если работодатель заключил договор со службой такси и поездки сотрудников оплачивает с расчетного счета, для подтверждения расходов на такси будет достаточно распечаток, полученных из электронной системы такси, и выписки с банковского счета. Чек в данном случае не нужен, так как безналичные расчеты между организациями и ИП освобождены от ККТ (п. 9 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Помимо общих документов, необходимы дополнительные документы. Состав документов зависит от того, для каких целей сотрудник воспользовался такси. Например, командировка, доставка сотрудников или иные служебные обязанности.
Во всех случаях использования такси необходимость таких поездок нужно обосновать, иначе налоговые инспекторы могут не признать расходы. Например, поездки сотрудника можно обосновать перемещением по местности, где отсутствует маршрут общественного транспорта, срочностью поездки, необходимостью перевозки важных документов или крупной суммы денег, поездкой в ночное время, вызванной производственной необходимостью, и т. д. По факту поездки можно попросить сотрудника написать служебную записку или заявление с обоснованием причин, почему он воспользовался именно такси, а не общественным транспортом. Расходы на поездку подтверждают чеком, квитанцией и распечаткой маршрута.