Добрый день. Вопрос касаемо командировки и расходов связанных с ней. Директор была в командировке в другом городе 2 дня, предоставила онлайн-чеки по оплате гостинице и подтверждение бронирования номера. Вопрос какие документы еще мы должны с нее взять?
Хорошо бы запросить из гостиницы документ, в котором указано количество ночей и фио гостя. Называться документ может по-разному (счет, акт и пр.). В гостиницах такой без проблем выдают по запросу. Возможно это все и указано в документе, который вы назвали “подтверждение бронирования номера”.
Документ называется Подтверждение бронирования и информация ФИО и детали бронирования. Можно ли это считать подтверждением того что она действительно там проживала в этот момент?
неважно, как он называется, важно, что там за информация.
Если только о том, что заранее забронирован номер - то недостаточно.
А что нам нужно для подтверждения ее проживания?
Как выше уже написано, это документ, который выдает гостиница и из которого можно сделать вывод, что ваш сотрудник действительно там проживал. Какой-то установленной формы этого документа нет, он может по-разному называться. В нем обычно указано ФИО, количество ночей (даты), тип номера.
На вопрос директора в гостинице о предоставлении документа на подтверждение проживания пришел вот такой ответ: В данной ситуации, документом является Ваше Подтверждение бронирование, а так же чек об оплате, который Вам поступил на адрес электронной почты, после оплаты.
Но в этом документе нет информации только о типе номера
Смысл документов в том, что они должны подтверждать фактически найм жилья. Оплатить можно другому человеку, бронь можно отменить. Важно не что это за документ, а какие выводы из этого документа можно сделать. Если в тех документах, которые есть у вас на руках, указана информация, подтверждающая, что сотрудник в этой гостинице жил, то этого будет достаточно. Из моей практики обычно сотрудники по запросу получали в гостинице документ, о котором я выше писала.
Они пишут что других документов не дают, но могут распечатать счет из их программы. Этого будет достаточно? Спрашиваю потому-что такая ситуация впервые и хочется чтобы все было правильно оформлено.
могут распечатать счет из их программы. Этого будет достаточно?
Если в этом документе будут содержаться сведения, подтверждающие факт проживания сотрудника в гостинице, то да, этого будет достаточно.
очень сильно сомневаюсь, что в счете может содержаться такая информация.