Отсутствие кассового чека при оплате гостиницы

Добрый день! Посоветуйте, пожалуйста, как поступить с сотрудником, который потерял чеки от гостиницы? Я не возместила ему этот расход, но если руководитель будет настаивать, что сделать? Это будут не принимаемые расходы, а сумму возмещения нужно будет начислить в натуральный доход и удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы? Ведь так и не научишь сотрудников халатно не относиться к отчетным документам. Как вы поступаете в таких случаях? Спасибо!

А связаться с гостиницей и попросить чек из ЛК ОФД отослать на электронную почту?

1 симпатия

Гостиница не на территории РФ

Если руководитель подпишет авансовый отчет, вы обязаны его оплатить. И как-то не очень хорошо наказывать работников на деньги. Он ведь не для своего удовольствия в командировку ездит.
Хоть какие-то документы от гостиницы есть?

Кроме скана «Карты Гостя» больше нет ничего. Главный бухгалтер запретил проводить это в авансовом отчете. Я попросила попробовать запросить в гостинице копию чека, т.к.сотрудник уехал вновь в командировку в тот же город.

Главный бухгалтер не может запретить руководителю подписать авансовый отчет. А если он подписан, то бухгалтерия обязана его принять и оплатить.
И что, даже нет документов на бронирование? Может оплата была картой?

Замкнутый круг. Что подписывать руководителю, если данные расходы в принципе в авансовый отчет не включены, потому как глав.бух без кассового чека не хочет их в нем видеть? Авансовые отчеты формируют не сотрудники, а бухгалтер, после того как закрывающие предоставляют. Бронирования не было. Приехали-заселились. Возможно да, платили картой. Вы хотите порекомендовать банковскую выписку по проведенной операции? Это можно принять в качестве оправдательного документа?

Авансовый отчет составляет сам сотрудник. Так вообще-то положено. А не главбух и не бухгалтер. И главбух не может запретить что-то в этот отчет включать.

Конечно

Положено, но увы, составляет бухгалтер. Кроме этого, у нас договор бух.обслуживания…риски вроде как не наши, но по шапке влетит нам. Надежда, спасибо большое! Буду иметь ввиду, про банковскую выписку. Если сотрудник так ничего и не найдет, воспользуюсь Вашим советом. К тому же, оставлять без денег человека который поехал в командировку не по собственному желанию, но деньги потратил свои, у меня цели нет.