Добрый день!
Прошу помочь в решении следующего вопроса:
ООО “А” планирует иногороднему сотруднику компенсировать оплату проживания по аренде жилья.
1 вопрос:Договор с арендодателем должна заключать ООО “А” или сотрудник предоставляет договор, а организация ему компенсирует путем перечисления на карту или через кассу.
2. Данные расходы можно принять в НУ для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.
3.Если арендодатель физическое лицо налог НДФЛ за него должна платить ООО “А” как налоговый агент.
Добрый день ! Организация вправе установить компенсацию найма жилья сотрудникам на свое усмотрение:
Заключить договор аренды жилого помещения и разместить в нем работника.
Установить порядок и размер выплаты возмещения расходов на жилье, которое арендует сам работник.
И в первом, и во втором случае во избежание претензий контролирующих органов укажите, как выплачивается компенсация за съемное жилье, в трудовом договоре. В первом случае понадобятся: договор аренды жилого помещения;
акт приема-передачи квартиры сотруднику.
Если работник возмещает часть арендных платежей или самостоятельно оплачивает коммунальные услуги, укажите это условие в документе о предоставлении права на проживание. При выплате возмещения необходимо в трудовом договоре указать не только факт возмещения расходов, но и их размер. Вот какие документы нужны для компенсации аренды жилья, если жилое помещение арендует сам работник: копии документов, подтверждающих произведенные сотрудником расходы:
договор найма жилого помещения, квитанции об оплате;
заявление, служебная записка на компенсацию жилья сотруднику, иной документ, предусмотренный коллективным договором.
2. Если возмещение аренды жилья сотрудникам является формой оплаты труда и условием трудового договора, то работодатель вправе учесть эти расходы в целях налогообложения прибыли на основании пп. 25 ст. 255 НК РФ. Учет данных выплат в составе расходов на оплату труда предполагает начисление страховых взносов и исчисление НДФЛ. В трудовом договоре необходимо указать сумму компенсации на оплату жилого помещения, которая рассматривается как часть зарплаты сотрудника.
3. Да, верно . Если организация арендует у физлица (не являющегося ИП) помещение, то она является налоговым агентом по НДФЛ в отношении этого физлица-арендодателя . То есть она должна исчислить НДФЛ с дохода в виде арендной платы, удержать налог при выплате дохода физлицу и перечислить его в бюджет (п. 2 ст. 226, ст. 228 НК РФ).
Спасибо за ответ.Если аренда жилья не входит в стоимость заработной платы и сотрудники там находятся в связи с тем что приезжают в данный город в командировку и если это 10 сотрудников то что со всеми делать доп соглашения.А можно на основании распоряжения или приказа,что арендует ооо в связи с производственной необходимостью и перечислить данных сотрудников,соотвественно договор аренды и акт будет с арендодателем.
В таком случае подобные расходы могут быть учтены в составе расходов на командировку. Командировочные расходы учитываются в составе прочих расходов в сумме фактических затрат, порядок и размер возмещения которых определены организацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) во внутренних локальных нормативных актах ( например Положении о командировках). Это может быть и полная сумма фактических затрат, если в Положении о командировках записано, что расходы возмещаются в размере, фактически произведенном и документально подтвержденном, что согласуется с требованиями пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ об обоснованности и документальном подтверждении затрат.
Экономическая направленность затрат на командировку подтверждается приказом по организации, в котором указано место командирования, сроки командировки, служебное задание и цель командировки. То есть из содержания приказа следует, что работники отправляются в командировку для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (в производственных целях).
Таким образом, наличие самого приказа является документальным подтверждением понесенных расходов. Но одного приказа, разумеется, недостаточно. Так, для подтверждения расходов по найму помещения нужны документы, подтверждающие факт пребывания в нем данных работников. Такими документами могут быть, например, проездные документы (по ним можно установить населенный пункт - место пребывания), договор аренды жилого помещения, в котором указаны реквизиты сторон договора, вид помещения, адрес местонахождения, срок аренды и ее стоимость.