Добрый день.
Как правильно организации должна оформить документы по аренде квартир для своих иностранных сотрудников, что бы учесть эти расходы в уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль?
Договор организация заключает с физ лицом (самозанятым) на аренду жилья своему сотруднику иностранцу.
Верно ли я понимаю, что в договоре на аренду квартиры обязательно должно быть указано ФИО сотрудника компании и оплата жилья за счет организации должна быть предусмотрена в трудовом договоре, заключенном с иногородним сотрудником?
Есть ли еще какие то нюансы по принятию данных расходов в уменьшение прибыли?
Добрый день!
Самозанятые вправе платить НПД со сдачи жилых помещений: дома, квартиры или комнаты (письмо УФНС по г. Москве от 02.09.2021 № 20-21/131926@). Напомним, что учесть затраты на оплату услуг самозанятого можно, если он выпишет Вам чек (п. 1 ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ).
Условие об аренде квартиры надо прописать в трудовом договоре. Объясняется это просто. Вам же понадобится обосновать, на каком основании Вы оплачиваете жилье сотруднику? Закон не обязывает Вас делать это. Вот условие в трудовом договоре и будет таким обоснованием.
Работодатель может сам платить за аренду квартиры, а может компенсировать расходы сотрудника на наем жилья. В обоих случаях порядок налогообложения одинаковый.
Оплата аренды, предусмотренная трудовым договором - натуральная часть зарплаты. Однако для целей налогообложения в расходы можно включить плату за аренду, не превышающую 20 процентов зарплаты работника за месяц (письма Минфина от 19.03.2021 № 03-15-06/19723, от 12.01.2018 № 03-03-06/1/823). Во всяком случае, на этом будут настаивать налоговики.
Добрый день.
Спасибо.
Таким образом в самом договоре с арендодателем не обязательно прописывать конкретные ФИО сотрудников организации, которые будут проживать в арендуемой организацией квартире?
Добрый день.
Спасибо, что пояснили про чек, в случае договора с самозанятым.
Что касается НДФЛ и страховых взносов, то организация, должна удержать НДФЛ и исчислить страховые взносы с стоимости аренды жилья с своих сотрудников?
Если в договоре аренды не поименовано кол-во лиц, для которых арендуется жильё, а только указано, что организация арендует для своих сотрудников 4-х комнатную квартиру. И только организация знает, что в данной квартире будут проживать 3 сотрудника, то в трудовых договорах с сотрудниками организация должна прописать этот договор аренды жилья. и тогда стоимость аренды нужно будет разделить на трех сотрудников?
А если договор аренды с обычным физ лицом (не самозанятым), то есть какие-то нюансы налогообложения?
Добрый день!
Если договор с владельцем квартиры заключаете Вы как организация, а не работники самостоятельно, то, конечно, их фамилии в договоре не нужны. Ведь арендатор не они, а именно Вы.
НДФЛ. Оплата аренды квартиры для иногороднего сотрудника по общему правилу облагается НДФЛ. Она признается доходом работника в натуральной форме (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК, письма Минфина от 07.07.2022 № 03-04-06/65366 и от 14.01.2019 N 03-04-06/1153). Инспекторы наверняка будут настаивать, чтобы Вы уплатили НДФЛ.
Но в Вашей ситуации можно использовать пункт 3 Обзора судебной практики, утв. Президиумом ВС 21 октября 2015. Вы арендовали жилье не в интересах работника, а в интересах компании.
К сожалению, вряд ли удастся обойтись без конфликта и суда. Оцените сами, насколько это Вам нужно.
Страховые взносы. Здесь инспекторы будут ссылаться на подпункт 1 пункта 1 статьи 420, подпункт 2 пункта 1 статьи 422 НК. От страховых взносов освобождены только те компенсации работникам, которые установлены законодательством. Случаи аренды жилья для работников сюда не подходят (письмо Минфина от 07.07.2022 № 03-04-06/65366).
Аренда квартиры у обычного физлица. С платежей за аренду квартиры или другого помещения у физлица удерживайте НДФЛ (письмо Минфина от 07.09.2012 № 03-04-06/8-272).
Страховые взносы на арендную плату не начисляйте (письмо Минфина от 18.06.2018 № 03-15-07/41602).
В налоговом учете арендную плату включайте в расходы на последнее число каждого месяца (письмо Минфина от 16.03.2015 № 03-03-06/13706).