Контроль расхода ГСМ

Добрый вечер, есть ООО на ОСНО, есть транспортные средства на балансе, и водители которые заправляются по топливной карте.Есть утвержденные нормы расхода топлива за летнее и зимнее время.
Директор хочет чтобы я как то контролировала расход бензина.
Установлены системы Глонасс, например я беру километраж по Глонассу и километраж по спидометру, и за отчетный месяц он должен совпадать?
Допустим он совпал, умножаю этот километраж на норму расхода топлива и он должен по идее совпадать с фактическим расходом и это является доказательством того, что они бензин не воруют?а если они ездят по своим делам или показания спидометра неверные, или их как то можно откорректировать, я ведь это не могу проверить?
У меня нет машины и никогда не было, проверку расхода бензина никогда не проводила, у нас обычно был фиксированный лимит расходов на гсм в рублях и все.

1 симпатия

Всё так. Причём ещё нормы могут увеличиваться за город, горы и т.п. А если газовое оборудование на автомобиле, то никак остатки его в баке не узнать.

1 симпатия

Желание директора понятно - только не понятно почему это должен делать бухгалтер.
Контроль расхода ГСМ - это явно дело механика ( ну или как там называется должность того кто оформляет путевые листы и выпускает машины на линию)
Вот он должен проконтролировать - сравнить что там - км.расход. пробки - и составить отчет - дело бухгалтера - отразить в учете приобретение и расход ГСМ.

2 симпатии

Меня этот вопрос тоже гложет, и я ему это озвучила.

Потому что нет механика, А учет топлива вести надо. А кто ведет учет всего ?))))

Мы разработали свой путевой лист, заполняется на каждый выезд, показания одометра берутся даже по суточному одометру. Топливо учитывается по нормам минтранса с учетом всех нюансов, включая наличие кондиционера и сезонность в регионах.
Но мы делаем это больше для подтверждения расходов, нежели для контроля остатков топлива.
Если у вас стоит Глонасс-трекер (или подобная система) то там можно по каждому автомобилю задать средний расход топлива и по нему остатки контролировать, или пойти дальше и доустановить в автомобили устройства контроля остатков.

Еще как узнать, давно не является проблемой.

1 симпатия

Спрошу здесь, у нас есть топливные карты по которым заправляются сотрудники, только автомобиль директора находится в собственности.
Я так понимаю, чтобы документально оформить и иметь возможность списать гсм , я ведь должна заключить с ними договор аренды транспортного средства?
Просто это так муторно начислять аренду, удерживать ндфл,можно это как то упростить?например списывать топливо по транспортному средству директора?

1 симпатия

несмотря на то, что получится, что у него в а/м 3 топливных бака и ездит он по 40 часов в сутки?

1 симпатия

Вообще суммарно где то на 487л. заправляются 5 машин в месяц

а как это может выяснить налоговая при проверке?

Я не понимаю, зачем это нужно вообще?чтобы получить лишние вычеты по НДС, в размере где то 3 400 рублей?, просто сумма израсходованная на заправку впоследствии удерживается из неофициальной части зарплаты, кроме директора и его зама.

не надо проверяющих считать идиотами, у вас будут проверять путевые листы, и по ним можно
будет сделать много интересных выводов. А неоправданно большие расходы и без всяких документов бросаются в глаза.

помимо НДС, будут еще интересовать, куда деваются излишки и не стали ли они чьми-то доходами, т.е. это и прибыль, и НДФЛ.

Вы вообще понимаете, что о таких вещах не пишут?

1 симпатия

А ведение бух учета вообще дело муторное - бюрократически перегруженное - на все нужна бумажка и основание.

Чувствуется что ВЫ много не понимаете - что проверяющие не дураки - в Ваших входных документах видно несколько топливных карт - а в наличии 1 машина .
Если Вы используете чью-то машину - значит он за это получает доход ( а налоги с этого дохода где ?) .

Это просто феерия - у Вас получается что водители за свой счет заправляют машину для служебных надобностей. Вы еще с них плату не берете - что позволяете им у Вас работать.

1 симпатия

Я так понимаю что работники заправляют свои личные машины на свои личные нужды с карт предприятия. Предприятие при этом принимает НДС к вычету, и удерживает с зп сотрудников, что уменьшает кол-во черного нала. И какая тут феерия? Нормальные рабочие моменты.
Девочки, зачем так грубо? Не нравится вопрос, кажется тупым- проходите мимо!

Что касается того, на какое кол-во машин списывается этот бенз, это да, вопрос.

А я так не понимаю - потому что во первых строках автор писал

И спрашивал совета по контролю за расходом - с какой стати контролировать личные расходы водителей. ( если они заправляют личные машины для личных нужд и с них за это удерживают)

Может быть для Вас черный нал - это нормальные рабочие моменты - для меня уже давно не нормально

Не зарекайтесь!)

Кстати к автору возникают вопросы - так

или

Так машины или машина .Карта или Карты - Водители ( официальные ) и выписываются путевые листы или все " в тени".

Если Вы про " управленческий учет" - то как правило в таком случае по мнению директора бухгалтер должен все (да и подход к контролю другой а следовательно и ответ )

так тем более, чтобы это было нормальным, бухгалтер должен приложить усилия и потратить время, чтобы оформить всё как надо. А если тяп-ляп, лень и муторно - такая оптимизация вылезет боком.

Кстати похожий случай - знакомая звонит и уточняет как учесть затраты по договору аренды автомобиля - только кроме самого договора аренды - по этому автомобилю других документов нет - путевых нет , расхода ГСМ нет, страховок нет - да и водителя ( это уж слишком муторно - предърейсовые осмотры и т.д.) то же нет.

И спрашивается был ли мальчик - т.е. какой экономический смысл ее предприятию в такой аренде ( если автомобиль в деятельности по документам не используется ) и это действительно аренда - или прикрытие иных выплат. ( с учетом что аренда у сотрудника)

1 симпатия

А как? Я здесь на форуме задавала вопрос, сказали, что никак.

Здесь форум по газобалонному оборудованию? :rofl: Давным-давно уже ставятся электронные датчики, все калибруется и настраивается. А для справки, механические датчики уровня на баллоне - обязательная вещь уже лет 40 как. Да, погрешность с газом будет +/- пять литров из-за особенностей этого топлива.

1 симпатия