Добрый день! Вот есть гендир ООО-шки на УСН “Доходы минус Расходы”. Как он может оформлять личные траты (вот он кушает, заправляется, пьет кофе, заказывает доставки с маркетплейсов, таких как ВБ? Нужно ли их отображать как-то в отчетности? Можно ли как-то зачесть в расходы платежи в кафе и на заправке? Как это оформить по карте ООО?
Здравствуйте.
Генеральный директор, да же если он учредитель, не может тратить деньги общества просто так. Имущество общества обособленно и учитывается на самостоятельном балансе ООО (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ ).
Генеральный директор как единоличный исполнительный орган общества на основании трудового договора получает заработную плату.
Участник общества имеет право на часть распределенной прибыли общества пропорционально его доли в уставном капитале в виде дивидентов.
Когда директор оплачивает свои покупки (оформляя их не на организацию) корпоративной картой или снимает с нее наличные, списанные со счета суммы поступают ему под отчет. То есть впоследствии он должен за них отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет вместе с документами, подтверждающими расходование денежных средств. Срок сдачи документов компания определяет самостоятельно в ЛНА.
Не потраченную сумму (потраченную в личных целях) подотчтное лицо должно вернуть в ООО.
Но, как понимаю, что руководитель возвращать подотчетные суммы не будет. Как вариант, ООО может добровольно отказаться от удержания (взыскания) подотчетных сумм, приняв решение о прощении долга руководителю. Обычно такое решение оформляется соответствующим соглашением. Простить долг можно, только если это не нарушит прав других лиц в отношении имущества компании.
В целях НДФЛ сумма прощенного долга однозначно признается доходом директора. А значит, в день подписания соглашения о прощении долга следует исчислить НДФЛ. Удержать его можно из любых доходов в денежной форме, причитающихся руководителю, в пределах 50% суммы выплаты. Перечислить НДФЛ в бюджет следует не позднее следующего рабочего дня.
По страховым взносам, в том числе на травматизм. Они начисляются вне зависимости от того, будет ли прощен долг или нет. Факт прощения долга влияет лишь на дату начисления взносов. Так, на невозвращенную подотчетную сумму начислять страховые взносы нужно на наиболее раннюю из дат:
•или на дату истечения 1 месяца со дня, когда сумма должна была быть возвращена;
•или на дату списания задолженности, то есть на дату подписания соглашения о прощении долга.
В налоговые расходы включить сумму прощенного долга не получится. Но уменьшить налоговую базу можно на страховые взносы, начисленные на невозвращенную подотчетную сумму.
Если оправдательные документы есть, то можно провести расходы найдя подходящее обоснование личным тратам директора:
- на покупку имущества для ООО,
- как деловые переговоры с клиентами (представительские расходы),
- расходы на автомобиль при использовании личного транспорта в служебных целях и др.
Однако нет гарантии, что налоговики не проявят интерес к таким расходам. Если в ходе проверки выяснится, что расходы были понесены на благо директора, то, скорее всего, проверяющие доначислят фирме налоги.
Платежи в кафе можно представить как деловые переговоры (представительские расходы). Как оформить можно посмотреть в статье Учет представительских расходов в 2023 году.
Но увы, представительские расходы не поименованы в закрытом перечне расходов, признаваемых при определении налоговой базы (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому на УСН д-р представительские расходы для целей налогообложения учесть нельзя.
Для списания бензина надо оформить отношения по вопросу использования автомобиля в служебных целях. Это может быть аренда или компенсация. Посмотрите статью Как использовать автомобиль сотрудника в служебных целях.
Можно оформить договор безвозмездного пользования транспортным средством (ст. 689 ГК РФ). К договору безвозмездного пользования применяются такие же правила, как и к договору аренды. У физического лица при передаче автомобиля не возникают налоговые обязательства. Но у организации, получившей автомобиль по договору безвозмездного пользования, возникает внереализационный доход (п. 8 ст. 250 НК РФ). При получении в безвозмездное пользование автомобиля оценка доходов организации осуществляется исходя из рыночных цен, определяемых с учетом положений ст. 105.3 НК РФ. Информация о ценах должна быть подтверждена налогоплательщиком — получателем имущества документально или путем проведения независимой оценки. Например, цены на аренду аналогичных автомобилей можно узнать из объявлений, опубликованных в интернете. Сумму дохода по полученному в безвозмездное пользование автомобилю следует отражать в учете каждый месяц в течение всего срока действия договора.
Выдача подотчет по корпоративной карте оформляется проводкой Дт 71 Кт 51. При оформлении авансового отчета проводки оформляются в зависимости от цели расходов:
Дт 10 Кт 71 - приобретение материалов
Дт 08 Кт 71 - приобретение основных средств
Дт 26/44 Кт 71 - отражены представительские расходы
Дт 91.02 Кт 71 - внереализационные непринимаемые расходы и др.
1 лайк