Обмен билета при командировке. Подтверждающие документы

Клерк.Консультации
,
1

При направлении сотрудника в командировку организацией приобретен авиабилет стоимость 10 500,00 руб. В связи с производственной необходимостью командировка была перенесена на более позднюю дату (Приказ по организации) .
Был произведен обмен первоначального авиабилета на билет с более поздней датой. Компанией был получен кассовый чек на общую сумму 12 500,00 руб.в котором указан следующее:

  • сбор за изменение перевозки – 1 000,00 руб.
  • обмен – 10 500,00 руб.
  1. Какими документами необходимо подтвердить оплату за обмен авиабилета для подтверждения расхода по командировке?
  2. Какие суммы необходимо указать в авансовом отчете в подтверждение оплаты за билеты в случае обмена?
2

Добрый день.

А как производился возврат билета? Из кассового чека видно, какой именно билет менялся? Оплату производила компания по безналичному расчету или подотчетное лицо, отправляющееся в командировку?

3

Был изначально приобретен электронный билет стоимостью 10 500,00руб .
Затем это билет был обменен на билет с нужной датой.
В документам указано:

  1. Новый билет – 11 500,00 руб.
  2. Сбор за изменение перевозки- 1 000,00руб.
    Итого -12 500,00
    В т ч.
    Обмен- 10 500,00
    Доплата-2000,00
    Оплату и доплату производила компания по безналичному расчету.
4

Этих документов достаточно. Плюс будут посадочные талоны к новому авиабилету, как доказательство перелета по новому билету.

Поскольку оплату производила сама компания, работнику не о чем отчитываться авансовым отчетом по приобретению этого билета. Он же подотчет на него не получал.

5

Уточнение: подотчетное лицо само приобретало билеты и оплачивало обмен билета

6

В таком случае все документы по обмену билета прикладываются к авансовому отчету, плюс посадочные. Отчет после командировки

7

Доп. вопрос : как этот обмен отражается в авансовом и в учете?
Проводки с суммами?

8

В авансовом отчете указать итоговую сумму, которую будете возмещать работнику. Стоимость билета плюс доплату, по соответствующим документам.
Поскольку обмен вызван производственной необходимостью, то стоимость доплаты пойдет в расходы по налогу на прибыль (внереализационные расходы). В бухгалтерском учете я бы включила в расходы туда, куда и саму командировку.
Для обоснования расходов лучше оформить приказ руководителя организации с указанием причины обмена авиабилета. Или в приказе на перенос командировки указать, что надо возместить работнику расходы на обмен авиабилета.