Подскажите, пжл, если в кассе есть наличные от возврата с подотчета, можно ли их выдать в подотчет другому сотруднику для оплаты жилья в командировке (аренда квартиры у частного лица), либо самому физлицу по договору аренды, читала, что если деньги от выручки, то нельзя. Но у нас нет наличной выручки вообще, поступление только возврат с подотчета.
В соответствии с п. 1 Указания Банка России от 09.12.2019 N 5348-У, если ваша организация не является микрофинансовой организацией, то источниками поступлений наличных денежных средств в кассу, с целью их последующего расходования (без предварительного зачисления на расчетный счет), могут быть только два:
- выручка от реализации товаров (работ, услуг)
- деньги, снятые с расчетного счета организации
Полный перечень целей, на которые может быть потрачена наличная выручка (кроме микрофинансовых организаций), указан в п. 1 Указания Банка России от 09.12.2019 N 5348-У, к ним относятся:
- выплата работникам заработной платы, в том числе, премий, доплаты за сверхурочную работу, оплата простоя и другие подобные выплаты, а также, отпускные
- выплаты работникам социального характера (например, пособия по обязательному социальному страхованию, материальная помощь)
- оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг
- выдача работникам подотчетных денежных средств
- возврат за оплаченные наличными возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги
Соответственно, любые поступления в кассу не с банковского счета, которые не являются выручкой за реализованные товары (работы, услуги) нельзя использовать для оплаты наличными каких-либо расходов, в том числе, на выдачу подотчетных сумм.
К таким поступлениям в кассу относятся, в частности:
- возвращенные авансы от покупателей и переплаты от поставщиков
- возмещенные работниками недостачи
- неустойки (штрафы, пени), возмещение убытка
- полученные займы
- возвращенные займы и проценты по ним
- безвозмездно полученные деньги
- взнос в уставный капитал
- возврат подотчетным лицом неиспользованной суммы выданных средств
Данные разъяснения приведены в Письме Банка России от 09.07.2020 N 29-1-1-ОЭ/10561.
Следовательно, возвращенные подотчетным лицом наличные деньги сначала необходимо внести на расчетный счет, а затем снять, если это необходимо. Справедливости ради следует отметить, что в п.1 ст. 15.1 КоАП отсутствует формулировка, позволяющая оштрафовать за нарушение данного указания. Практики привлечения к ответственности пока нет. Кроме того, если подотчетное лицо вернуло небольшую сумму и Вы вписываетесь в лимит кассы (либо вообще вправе его не устанавливать), то можете накопить и внести на расчетный счет все деньги сразу.
Согласно 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У, сотрудник, получивший деньги от организации, не позднее трех дней после истечения срока, на который выданы деньги в подотчет, должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих расходы документов. Денежные средства подотчет выдаются на основании распоряжения руководителя организации, в котором указывается срок, на который они выдаются. На сегодняшний день нет никаких ограничений по периоду, на который выдаются деньги подотчет. Срок выдачи утверждает руководитель, и он может быть установлен индивидуально по каждой выдаваемой подотчетной сумме.
В связи с этим, Вы вправе установить любой разумный срок, на который выдаются деньги подотчет, в течение трех дней после окончания установленного срока, сотрудник должен отчитаться о потраченных денежных средствах. Например, для того, чтобы не сдавать в банк денежные средства ежедневно (например, сданные в кассу подотчетным лицом 100 рублей), вы можете установить период на который они выдаются (например, 10 дней). В течение трех дней после окончания установленного срока, сотрудник должен представить авансовый отчет и сдать в кассу организации неиспользованную сумму денег, в том числе, сразу по нескольким выдачам подотчетных средств. В этом случае, в банк можно будет сдавать неиспользованный остаток подотчетных средств – один раз в две недели.
Большое спасибо за развернутый ответ!