Заключить доп. соглашение к договору - где прописать все неясные моменты.
Оригиналы документов в конце года - да еще и по требованию - меня как бухгалтера контрагента точно бы не устроили.
Абонентское обслуживание - ежемесячное - значит и документы закрывающие ежемесячные.
Тем более давать указания бухгалтерии ООО Вы не можете - только их директор - вот и решайте вопрос с ним.