Подтверждающие документы при расходах ИП

Добрый день, уважаемые эксперты и форумчане.

Подскажите, пожалуйста, верно ли рассуждаю. Если нужно - дополните. За ссылки на полезные и актуальные статьи буду благодарна.

О расходах ИП доходы-расходы: чем подтвердить, какие документы нужны?
Когда нужен договор, а когда нет?

Для подтверждения расходов в налоговом учете документы бывают первичные и оправдательные.
Первичные это важно, оправдательные – дополнение к первичным.
Термин «платежные документы» - банковская выписка либо кассовый чек.
Примечание* счет-фактура (УПД) – выдают только организации, которые находятся на общем режиме налогообложения.

Подтверждающие документы бывают в зависимости от расхода:

  1. Аренда помещения – договор аренды, акт приема-передачи помещения, платежные документы (выписка из банка о перечислении денежных средств или расписка, квитанция об оплате наличными);
  2. Покупка материалов в розницу – кассовый чек, в котором указан перечень приобретенных материалов, цена, количество. Если наименование материалов не указано, то нужно брать товарный чек;
  3. Транспортные услуги – платежные документы, транспортная накладная;
  4. Покупка материалов оптом у организаций (например канц товары) – договор поставки, счет, товарная накладная, счет-фактура (УПД);
  5. Приобретение услуг у организаций (реклама, ЭЦП и т.д.) – договор оказания услуг, счет, акт приема-передачи оказанных услуг, платежные документы.
  6. Услуги связи – договор, платежные документы.
  7. Приобретение товара для реализации – договор поставки, счет-фактура (УПД), товарная накладная.

Будет ли первичным или оправдательным документов Счет-договор на поставку мебели?

2 симпатии

И еще такое дополнение написала:

Статья 4.7. Требования к кассовому чеку и бланку строгой отчетности

  1. Кассовый чек и бланк строгой отчетности содержат следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;

порядковый номер за смену;

дата, время и место (адрес) осуществления расчета (при расчете в сети “Интернет” - адрес сайта пользователя);

наименование организации-пользователя или фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя - пользователя;

ИНН пользователя;

применяемая при расчете система налогообложения;

признак расчета (приход, возврат покупателю (клиенту), выдача средств покупателю (клиенту) - расход, возврат расхода);

наименование товаров, работ, услуг;

сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм НДС по этим ставкам;

форма расчета (оплата наличными деньгами и (или) в безналичном порядке;

должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности (БСО) (за исключением расчетов, осуществленных в безналичном порядке в сети “Интернет”);

регистрационный номер контрольно-кассовой техники;

заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;

фискальный признак документа;

адрес сайта уполномоченного органа в сети “Интернет”, на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака;

абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента) в случае передачи ему кассового чека или БСО в электронной форме;

адрес электронной почты отправителя кассового чека или БСО в электронной форме;

порядковый номер фискального документа;

номер смены;

фискальный признак сообщения;

QR-код.


ст. 4.7, Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ (ред. от 11.06.2021) “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации”

Таким образом, кассовый чек с реквизитами, указанными в п. 1 ст. 4.7 Закона РФ № 54-ФЗ, признается первичным бухгалтерским документом, подтверждающим расходы Индивидуального предпринимателя.

Если в кассовом чеке отсутствует какой-либо вышеуказанный реквизит, а самое главное – отсутствует перечень купленных материалов, товаров (ТМЦ – товарно-материальные ценности), то необходим товарный чек.

Нужен ли договор? Как признать в расходы у Индивидуального предпринимателя, произведенные покупкой в розницу с использованием бизнес-карты или за наличные?

Нужен ли договор – это определяется в каждом конкретном случае, т.к. наличие письменной формы договора вытекает из определенных статей Гражданского кодекса Российской Федерации. Иногда договор нужен – иногда нет.
Договор и счет не являются обязательными документами. Сделки могут проводится без договора и счета (ст. 435 и 438 Гражданского кодекса РФ).

Но, лучше договор заключать, особенно если это регулярная покупка материалов или услуг, или сделка на сумму более 100 тыс. руб., осуществляется у других ИП или организаций или самозанятых.

Как признать расход в случае покупки в розницу и наличия только кассового чека?

Наличие чека хорошо, но возникает вопрос о подтверждении экономической обоснованности понесенных расходов. Ведь налоговые органы могут подумать, что данные материалы были куплены для личных целей (домой).

В этом случае кассовый чек нужно хранить, а перечень купленных товаров, материалов занести в 1С. Материалы списать, чтоб не числились на учете.

При занесении материалов в базу 1С они буду перенесены программой в налоговый регистр (Книга доходов и расходов – КУДиР).

При занесении материалов в базу 1С, ИП может распечатать КУДиР, поставить подпись, прикрепить к ней кассовый чек. Это и будет обоснованием понесенных расходов.

1 симпатия

Приветствую Вас, Олеся, на форуме клерка!

Легальное понятие оправдательного документа появилось недавно, т.е. с момента введения в действие ФСБУ 27/2021, у нас на сайте есть статья по этому поводу, там дано такое разъяснение отличия от первичного документа учета:

Документы теперь поделены на первичные и оправдательные.

И те, и другие подтверждают факт хозяйственной деятельности. Разница в том, что первичный документ можно сразу принять к учету, а оправдательный только на основании первичного.

Определение первичного учетного документа и его содержание дано в законе. Первичный документ содержит обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ):

название документа;
дата составления;
название компании или ФИО предпринимателя, кто составил документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица, ответственного за сделку и оформление документов;
ФИО и подписи ответственных лиц.

Причем такое же определение было и в старом законе.

Платежные (расчётные) документы это:

  • Платежное поручение (Форма 0401060)
  • Инкассовое поручение (Форма 0401071)
  • Платежное требование (Форма 0401061)
  • Платежный ордер (Форма 0401066)
  • Платежное распоряжение (Форма 0401069)

УПД обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения. Иногда их выписывают не только те, кто на общей системе налогообложения.

Иногда еще счета выписываются, могут и другие документы быть, например, на оплату коммунальных услуг, если арендатор платит сам за них.

Также сейчас с помочью кассового аппарата осуществляется ввод данные по маркированных товаров, можете тут на сайте “Честный знак” посмотреть

С 2022 года вступило в силу постановление Правительства РФ от 30.11.2021 № 2116. Оно обновило форму действующей транспортной накладной (ТН) и ввело в оборот новый документ – электронную транспортную накладную. Постановление Правительства РФ от 30.11.2021 № 2116 вступает в силу с 1 января 2022 года, но новые правила заполнения ТН и возможность использовать ее электронную форму начали действовать позже – с 1 марта 2022 года.

С 1 марта 2022 года предусмотрено, что (ТН) подписывают: грузоотправитель – лицо, осуществляющее погрузку груза в транспортное средство; грузополучатель или уполномоченное им лицо; перевозчик или водитель. При этом водителю не допускается действовать от имени двух сторон договора перевозки.
В случае использования ТН как первичного учетного документа в соответствии со статьей 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» составляется 4-ый экземпляр (оригинал) ТН на бумажном носителе для грузоотправителя, если она не используется как первичный документ составляется 3 экземпляра ТН.

Может договор купли-продажи и даже иначе называться договор, главное - предмет договора, а не его название. Договор поставки - это один из видов договора купли-продажи. Оплаченный счет - это акцептованная (ст. 438 ГК РФ) оферта, что является по закону договором (см. ч. 2 ст. 432 ГК РФ). Поэтому вполне может хватить и счета на оплату и платежного документа. Это общее правило по ГК РФ.

В целом, да. Но положения об оферте и акцепте тут тоже справедливо - это общие нормы закона.

Тут ещё могут быть договоры поручения (гл. 49 ГК РФ), комиссии (гл. 51 ГК РФ) или
агентирования (гл. 52 ГК РФ) также.

Тоже может быть счет, но в законодательстве о связи есть особые требования, например к стационарным узлам связи поэтому важен договор.

2 симпатии

В целом - верно, у меня вопросов нет.

2 симпатии

изображение

1 симпатия