Добрый день.
У нас имеется легковой автомобиль, как основное средство. Заправляем его по топливной карте, оплата за счет компании. На нем совершаются деловые поездки и возятся документы и небольшие грузы.
Такая ситуация - учредитель компании съездил на автомобиле в какую-то поездку, заправил автомобиль за свой счет, чеков нет, учесть это топливо и эти километры, мы получается не можем, и в путевом листе за этот месяц показания одометра у нас тогда не совпадут с реальностью. Что можно сделать в такой ситуации? Каким документом можно объяснить это расхождение?
Добрый день!
Ситуацию расхождения показаний одометра и путевого листа можно разрешить только на основании локальных документом компании: акта комиссии о снятии показаний одометра, служебной записки ответственного лица о факте расхождения показаний одометра и данных путевого листа, объяснительной записки , приказа руководителя компании.
Думаю, что для налоговой этого будет достаточно.
Доброе утро. Благодарю за ответ. А что написать в объяснительной записке лучше? И ее пишет учредитель, если он ездил?
Добрый день ! Обычно объяснительная пишется в свободной форме, стандартной формы не существует, но Вы можете составить например локальный документ по организации - Положение об использовании служебного автотранспорта. Там Вы можете прописать , что с целью оперативного решения вопросов, связанных с исполнением функциональных (должностных) обязанностей, должностные лица могут использовать служебный транспорт в нерабочее время, в выходные, праздничные дни.
То есть, можно просто написать, что была поезда в служебных целях, топливную карту человек забыл, заправлялся за свой счет, и чеки на бензин потерял, километраж от точки до точки вышел такой-то?
Добрый день! Вы можете , например, написать , что поездка была осуществлена в нерабочее время в служебных целях , либо составить Положение о служебных командировках, о котором я писала ранее.