Добрый день. Арендуем автомобиль у сотрудника. Какие обосновывющие расход документы нужно иметь для принятия в расходы в целях налога на прибыль? Спасибо.
Добрый день!
Вам понадобится договор аренды автомобиля и акт приема-передачи автомобиля. Этого достаточно, чтобы принимать в расходы суммы арендной платы. Если у Вас кассовый метод, то еще понадобятся документы об уплате арендной платы.
А какие-то документы подтверждающие эконмическое обоснование аренды автомобиля? Допустим, аренду оплачиваем в производственных или других приносящих доход компании целях. Поездки к клиентам на встречи в нашем случае. Маршрутные листы или путевые, например?
И еще вопрос по договору актом приема-передачи мы в полное пользование принять должны или можем только в дневное время арендовать для поездок к клиентам, а вечером сотрудник может на ней уезжать домой и утром приезжать на работу? То есть использовать её и в личных целях.
Да, когда компания будет пользоваться арендованной машиной, экономический смысл ее аренды подтвердят путевые листы.
В аренду автомобиль берут целиком. В личных целях использовать, конечно, не желательно. Если налоговики об этом узнают, возникнут нездоровые вопросы по поводу учета в расходах затрат на ГСМ и обслуживание автомобиля. Но, практически, как они об этом могут узнать? Ну а в том, что арендованная машина может “ночевать” у сотрудника - в этом криминала нет.
Спасибо. Все же нужно уточнить еще момент. В каком случае будет обязателен путевой лист, а в каком достаточно маршрутного листа. Насколько я понимаю, если не перевозится груз и пассажиры, то достаточно маршрутного листа. Так ли это?
Маршрутный лист оформляют сотрудникам с разъездным характером работы. Но это внутренний необязательный документ. А вот путевой лист - обязательный документ. Маршрутный лист может быть приложением к путевому. А если внести в маршрутный лист все обязательные реквизиты из путевого, то он просто превратится в путевой лист.
То есть путевой лист нужен вообще всегда? Есть же наверное какие-то исключения. Директор едет на переговоры на арендованном у сотрудника авто. Зачем ему путевой лист. Мед.осмотр не нужен. Техосмотр тоже.
Путевой лист - это основание для списания в расходы затрат на ГСМ. Если, конечно, будете ГСМ списывать за счет прибыли, то путевой лист не нужен. 
Конечно хотим в расходы брать. В том то и вопрос. Чтобы обосновать расходы на аренду автомобиля, нужны документы на аренду, поездки сотрудника по делам. Подтвердить поездки нужно составить путевой лист. Правильно оформленный путевой лист должен содержать отметки медика и тех.персонла. А как оформлять п.л. организации, если небольшая торговая компания не имеет таких сотрудников?
Проходить предрейсовые медицинские осмотры должны только те работники, которые выполняют трудовую функцию водителя (абз. 3 п. 3 ст. 23 Закона № 196-ФЗ). Например, Вашему директору не нужен медосмотр.
Медосмотр и техосмотр - это требование законодательства. Видимо, придется покупать услуги сторонних лиц.
Государство имеет целью, чтобы на дороги не выезжали неисправные автомобили, или водители в неадекватном состоянии. Исходя из того, что, например, грузовик при ДТП нанесет гораздо больший ущерб, чем легковой автомобиль. В этом вопросе, к сожалению, государству безразлично, какого размера компания.
Добрый день. А как же люди на своих машинах ездят каждый день. Никаких путевых листов нет. Если сотрудник на своей же машине, сданной в аренду работодателю (без экипажа), будет ехать и его остановят, ему что на каждые переговоры нужно путевой лист? У него есть доументы на машину, машина принадлежит ему. Может все же достаточно маршрутного без мед и тех осмотра в этом случае?
У сотрудника будут документы на машину, что это его собственность. И это получается личная, частная поездка.
Можете, конечно, рискнуть ездить без путевого листа, но формально это нарушение закона.