Путевые листы

Добрый день, уважаемые клерки!

Подскажите. Путевые листы в организации, где автомобилем пользуются менеджеры и директор для лучшего выполнения прямых обязанностей (не возят грузы и пассажиров), обязательно должны быть с подписью предрейсового и послерейсового медосмотра?
На срок 1 месяц уже нельзя делать путевой лист?
При том, что бензин планируется ставить в расходы по УСН (д-р)

Приветствую Вас, Светлана, на форуме клерка!

Правила оформления путевых листов утверждены Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», который действует с 1 января 2021 по 1 января 2027 года.

  1. Путёвой лист оформляют максимум на один рейс или на одну смену. Больше нельзя заполнять его сразу на срок до месяца. См. п. 9 приказа Минтранса № 368.
    Если рейс или смена водителя будет длится несколько дней, то путевой лист можно оформить на эти дни. Возможность оформлять путевые листы на месяц исключили еще в 2019 г.

  2. Проводить предрейсовый медосмотр нужно для водителей, которые числятся в штате организации (ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ) или постоянно пользуются служебным автомобилем (постановление Верховного суда от 19.12.2016 № 18-АД16-173). Например, курьеры, которые доставляют товары на служебном транспорте тоже должны проходить медосмотр.

  3. Сотрудник, который периодически использует личный транспорт в интересах компании проходить медосмотр не должен. Процедура обязательна только для водителей предприятия.

  4. Послерейсовые медосмотры проходят следующие категории водителей:

    • Перевозящие людей и работающие по договору перевозки. К примеру, водитель главного бухгалтера, не должен проходить послерейсовый медосмотр, так как он выполняет свои функциональные обязанности по условиям трудового договора. Пассажиром является человек, не член экипажа, который перевозится в автомобиле, на основании гласного или негласного договора о перевозке. Заключение этого договора подтверждается билетом.
    • Транспортирующие опасные грузы.
    • Работники, которые провели в рейсе больше одного дня. А также, водители которые в течение рабочей смены совершили один и более рейсов, в этом случае они проходят послерейсовый медосмотр по завершении последнего рейса.
      Последний пункт был разъяснен Письмом Минтранса от 8 апреля 2019 г. № Д3-531-ПГ.
  5. Если в путевом листе нет отметки о медосмотрах, если они необходимы организации/ИП наказывается следующими контрольными организациями и учреждениями:
    5.1. Минтрансом или ГИБДД: Для водителя — 3 тыс.руб.; для должностных лиц — 5 тыс. руб.; для организаций — 30 тыс. руб. (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП).
    5.2. Рострудом. Для должностных лиц — от 15 тыс. до 25 тыс. руб.; для ИП — от 15 тыс.
    до 25 тыс. руб.; для организаций — от 110 тыс. до 130 тыс. руб. (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП).
    5.3. Росздравнадзор. Для водителя — от 1 тыс. до 1,5 тыс. руб.; для должностных лиц — от 2тыс. до 3 тыс. руб.; для организаций и ИП — от 30 до 50 тыс. руб. (ст. 11.32 КоАП).

1 симпатия

Александр, добрый день!

Спасибо за ответ.
по пункту 3. Если сотрудник периодически использует автомобиль в интересах компании. Но не личный, а принадлежащий компании по праву собственности или аренды? Нужен медосмотр в таком случает?

по пункту 5. Штраф будет за каждый путевой лист без медосмотра? Или за период проверки? Или еще как-то?

И вопрос с включением в расходы таких путевых листов по УСН. Не выкинут из расходов только за отсутствие медосмотра?

1 симпатия

Если он менеджер (там вверху написан пример как курьер), то конечно нужно и медицинские осмотр и путевые листы, иначе эти расходы принять у учету по УСН будет проблемой, причем решить её вероятней всего можно будет через суд.

Если, например, директор раз в год по работе на служебной машине и вы эти расходы не будете включать в расходы по УСН, то можно и без путевого листа, только нужно доверенность или договор (что-то вместо путевого листа), чтобы у ГИБДД не бы вопросов.

Т.е. если хоть машина предприятия, хоть арендованная будет использоваться для служебных целей и расходы на нее для УСН (ГСМ, амортизация или ТО, арендная плата и т.д.) будет списываться в затраты, то нужно оформлять должным образом путевые листы и проходить медицинские осмотры. Также внести сотрудникам, которые де-факто будут выполнять обязанности водителя соответствующие пункты в трудовой договор и доплачивать за вредность, все равно нужно СОУТ делать, а работа водителем - вредной считается. ГИТ (Государственная инспекция труда, Роструд) это может проверить и наказать.

Эти пункты (раздел 5 в моем ответе) показывают, какие ведомства помимо косвенной проверки ФНС, могут проверить вас и как наказать.
Т.е., например, если это ГИБДД проверяет (п. 5.1), то если оно захочет наказать водителя за отсутствие медосмотра в одной путевке штраф будет 3 тыс. руб. за каждое правонарушение, то есть за каждую путевой лист, за отсутствие путевого листа ответственность еще выше. Если Минтранс или ГИББД решит наказать например ООО, штраф будет 30 тыс. руб. Во что это выльется во многом зависит от конкретного дела, документов и от юриста, который будет представлять ваши интересы.

Соотвественно если ГИТ (Роструд) (п. 5.2) начнет проверку и выявит нарушения, то штраф для ООО будет уже от 110 до 130 тыс. руб. за каждое правонарушение, ГИТ еще сразу обычно наказывает и руководителя, т.е. это еще там до 25 тыс. руб.

Понятно ГИБДД вас могут поймать и проверить на дороге, ГИТ может заинтересоваться тем, что нарушаются правила охраны труда (ОТ) (на них нет моратория), а работа водителя (по факту) считается вредной, ГИТ, кроме всего, может еще кучу всего проверить. В отличие от ФНС, ГИТ не ограничено никакой областью проверки, т.е. инспектора ГИТ могут требовать и получать любые документы, иметь доступ к любым производственным помещениям, сырью, машинам, оборудованию.

Ну и Росздравнадзор, думаю, вы сами сможете разобраться. Это ведомство может проверить, как проходят медицинские осмотры, это их сфера регулирования.

Вероятность, что проверят и накажут все ведомства сразу, конечно, низкая, за исключением если ФНС или прокуратура не проинформируют все органы.

Выкинут, эти расходы, конечно т.к. отсутствие медосмотра считается неверно оформленным путевым листом (см. приказ № 368 о порядке оформления путевых листов), т.е. свою позицию нужно будет в суде отстаивать, но до этого нужно подавать досудебную жалобу. А это время и деньги. Т.е. если вы не хотите конфликтов, то лучше оформлять на всех подряд на каждый день путевые листы с медосмотром и тщательно проверять эти документы. Также установить водителю (если такая должность есть в штате) или менеджеру, который по факту водитель, набавку за вредность, срочно по этими рабочим местам сделать СОУТ.