Добрый день . Два Вопроса по путевым листам и учету ГСМ. 1. Можно ли не заполнять путевые листы , для подтверждения расхода ГСМ при расчете налога (общая система НО), если ООО не транспортная компания, а списывать по месячным нормам расхода (по внутреннему приказу организации) согласно документам Министерства Транспорта РФ. 2. Организация (общая система НО и УСН 15%) взяла в аренду у сотрудников автомобили, есть ли необходимость заполнять путевые листа согласно закона , для (списания) ГСМ в учете организации , если организация не является транспортной компанией , как принимать чеки от подотчетных лиц для целей налогообложения.
1 лайк
Приветствуем вас, Валентина!
ГСМ можно списать и без путевых листов, это не зависит от того транспортная вы компания или нет. Для этого нужно, чтобы расходы на ГСМ можно подтвердить и без оформления путевых листов.
Обосновать затраты на ГСМ можно будет на основании документов, позволяющих достоверно определить пройденный транспортным средством путь. Например, актом, заполненным на основании данных приборов учета и контроля за перемещением автотранспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или других систем (см. письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354). Эта система навигации может достоверно определить пройденный автомобилем путь.
Еще один вариант, когда путевой лист не нужен, если маршрут разработан на основании приказа, всегда одинаковый и не предусматривает даже малейших отклонений. Примером такой возможности выступает служебный транспорт, осуществляющий сбор работников от дома и развозку обратно по окончании рабочего дня. Такой транспорт движется всегда по одному и тому же маршруту без каких-либо отклонений. Поэтому расход топлива всего фиксированный и высчитывается по нормативу, а списание всегда будет обоснованным.
Применение общих неких нормативов всегда будет критиковаться, т.к. будут дни, когда транспорт не использовался, например. Кроме того, важно отметить, в области регулирования учета и налогообложения органом уполномоченным давать разъяснения является Минфин РФ, Минтранс России, при всем уважении, не регулирует эти вопросы, верней только вопросы, которые прямо указаны в законах и постановлениях Правительства РФ, например, Минтранс России уполномочен утверждать обязательные реквизиты путевых листов и правила их заполнения. Но это косвенно относится к налоговому учету. Вопросами налогового учета, разъяснения этих вопросов занимается исключительно Минфин РФ.
Если вы будете списывать расходы на ГСМ в своей компании, то вам более всего подойдет путевой лист, при этом не важно арендованная это машина или нет.
Договор аренды транспортного средства (ТС) может быть заключен с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации (с экипажем) или без таких услуг (без экипажа).
При аренде ТС договор должен быть заключен в письменной форме.
Аренда без экипажа. Арендатор при расчете налога на прибыль включает в расходы арендную плату в полном объеме пп. 10 п.1 ст. 264 НК РФ). Также он может учесть в размере фактических затрат расходы на:
- текущий и капитальный ремонт (п. 1, 2 ст. 260 НК РФ);
- ГСМ (п. 1 ст. 254);
- страхование автотранспорта (ст. 263 НК РФ).
Расходы по эксплуатации по большей части несет арендатор. Но стороны могут прописать в договоре, кто и какие расходы на содержание транспорта возьмет на себя.
Арендатор обязан удерживать НДФЛ при перечислении арендной платы (п. 1, 2 ст. 226 НК РФ). Он выступает налоговым агентом, так как арендодатель — физлицо, а арендная плата — его доход (ст. 209 пп. 4, 6 п. 1 ст. 208 НК РФ).
По договору аренды без экипажа арендные платежи не облагаются страховыми взносами, в том числе и от несчастных случаев (п. 4 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 №125-ФЗ).
Аренда с экипажем. Как и по договору аренды без экипажа, арендатор включает в расходы арендную плату в полном объеме, затраты на ГСМ, расходные материалы и вознаграждение водителю (письмо Минфина от 21.09.2012 № 03-03-06/1/495).
Расходы на страхование автотранспорта, текущий и капитальный ремонт оплачивает арендодатель (ст. 634).
Плату за аренду и за управление автомобилем в договоре нужно разделить, так как они облагаются по-разному:
- арендная плата — только НДФЛ;
- вознаграждение за управление машиной — НДФЛ и страховыми взносами на обязательное пенсионное и медицинское страхование.
Есть третий вариант. Выплата компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях
При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Нормы расходов на выплату компенсаций за использование личных автомобилей составляют:
- для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно - 1 200 руб. в месяц;
- для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2 000 куб. см - 1 500 руб. в месяц.
Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремонт), стоимость ГСМ и ремонта, возмещаемая организацией работникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, то есть помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях (Письма Минфина России от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366, от 29.08.2022 № 03-03-06/1/83838).
Основанием для учета расходов на ГСМ являются документы о приобретении топлива и смазочных материалов и об их расходе. Путевой лист может использоваться с этой целью, но его применение не является обязательным для всех организаций, в том числе и с точки зрения подтверждения расходов по налогу на прибыль (Письмо УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 № 16-15/116577@). Тем не менее, данное письмо публиковалось до внесении изменений в документах.
Нужно учитывать, что с 1 марта 2023 г. действует состав сведений, указанных в ч. 3 ст. 6 Устава автомобильного транспорта, и порядок оформления или формирования путевого листа. Одновременно утрачивает силу Приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368. См. приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390.
Риски при отсутствии путевых листов
За отсутствие путевых листов организацию могут оштрафовать по ст. 120 НК РФ, могут назначить штраф для должностных лиц в размере от 5 до 10 тыс. руб. или оштрафовать водителя на 500 руб. (ч. 1 ст. 15.11, п. 1 примечаний к ст. 15.11, ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).
При отсутствии или неправильном заполнении путевых листов, подтверждающих расход ГСМ и сумму оплаты труда водителя, вы не сможете обосновать эти расходы при расчете налога на прибыль, если в автомобиле нет электронной системы контроля маршрута движения и расхода топлива или она не предоставляет всех необходимых данных (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Аренда при УСН
Организации, применяющие УСН, уменьшают полученные доходы на расходы, указанные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, при условии соответствия произведенных расходов требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Арендная плата, уплачиваемая по договору аренды автомобиля с экипажем, включается в состав расходов на основании пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Указанные расходы признаются после фактической уплаты арендных платежей (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
В отношении вознаграждения, выплачиваемого арендодателю, состоящему в штате организации-арендатора, в связи с оказанием услуг по управлению автомобилем и его технической эксплуатации, отмечается следующее.
Перечень расходов, на которые организация вправе уменьшить доходы при применении УСН, установленный п. 1 ст. 346.16 НК РФ, является закрытым. При этом такой вид расходов, как вознаграждения (выплаты) штатным работникам организации за выполнение работ (оказание услуг) по договорам гражданско-правового характера, в указанном перечне отдельно не поименован.
Отметим, что выплаты за выполнение работ (оказание услуг) по договорам гражданско-правового характера, производимые штатным работникам, не могут рассматриваться в качестве расходов на оплату труда, предусмотренных пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Это обусловлено тем, что в соответствии с абз. 2 п. 2 ст. 346.16 НК РФ в качестве расходов на оплату труда можно учесть только расходы, предусмотренные ст. 255 НК РФ, а в данной статье такие расходы прямо не указаны. Там предусмотрена только оплата работ (услуг) по договорам гражданско-правового характера, заключенным с лицами, не состоящими в штате организации (при условии, что они не являются ИП) (п. 21 ч. 2 ст. 255 НК РФ).
Такой вывод косвенно подтверждается разъяснениями Минфина России, данными в отношении налога на прибыль, в которых указано, что расходы на выплату вознаграждений по договорам гражданско-правового характера с лицами, состоящими в штате организации, могут учитываться в целях налогообложения прибыли на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (т.е. не являются расходами на оплату труда) (см., например, письмо от 21.09.2012 № 03-03-06/1/495).
Также учите, как мы писали выше, что с 01.03.2023 вступает в силу новая форма и требования к путевым листам, см. публикацию на сайте клерка
P.S. Мы удалили дублирующий вопрос, т.к. идентичен этому вопросу.
1 лайк