Добрый день! Директор ездит на личном авто (он его сдает своей организации в аренду) в поездки для служебных целей. Можно ли написать в путевом листе в разделе " сведения о перевозке" - что ездит - “для служебных целей”?
Приветствуем вас, Юлия!
Если будут оплачиваться ГСМ и учитываться в затратах для налогового учета, то нужно полностью заполнять путевку и конкретно по каждому маршруту/пути.
Состав сведений и порядок оформления или формирования путевого листа утверждены Приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390 (далее - Состав сведений и порядок оформления путевого листа) (ч. 5 ст. 6 Закона № 259-ФЗ). При этом Приказом Минтранса России № 390 форма типового бланка путевого листа не установлена. Организация может самостоятельно разработать форму путевого листа, в которой должны быть указаны установленные сведения (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, п. 4 ПБУ 1/2008 “Учетная политика организации”, утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).
За основу формы путевого листа по легковому автомобилю организация может взять, в частности, унифицированную форму 3 “Путевой лист легкового автомобиля”, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, и при этом в указанной форме должны содержаться все сведения, предусмотренные ч. 3 ст. 6 Закона № 259-ФЗ, п. 1 Состава сведений и порядка оформления путевого листа.
Путевой лист должен быть оформлен или сформирован до выпуска транспортного средства на линию (п. 11 Состава сведений и порядка оформления путевого листа).
Организация подтверждает путевыми листами расходы на ГСМ для автомобиля директора, в случае когда он перевозит в служебных целях на личном или служебном автомобиле грузы и (или) других лиц (кроме себя).
Таким образом, чтобы избежать возможных споров с контролирующими органами, если директор управляет личным или служебным автомобилем (арендованном) в служебных целях и перевозит на нем грузы и (или) других лиц, кроме себя (например, своих работников, в том числе с багажом, третьих лиц), то в целях подтверждения расходов на ГСМ стоит оформлять путевой лист.
В других случаях расходы на ГСМ можно подтвердить (п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ, Письма Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354, УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 № 16-15/116577@):
• путевыми листами;
• иными документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, определяющими связь таких расходов с деятельностью организации, направленной на получение дохода. Например, документами, позволяющими установить график и маршрут передвижения в служебных целях с указанием пройденного расстояния в км. При составлении таких документов могут использоваться данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь.
Кстати, Минтранс РФ утвердил новые требования к путевым листам, приказ ведомства вступил в силу 01.03.2023:
1 лайк