Списание топлива

Клерк.Консультации
, ,
1

Добрый день, наша компания приобрела грузовые автомобили и начала заниматься грузоперевозками товара для наших покупателей. Подскажите, пожалуйста, как в этом случае списываются расходы на бензин? Нужно ли утверждать нормы списания топлива? И какой нужен документооборот?

3

Приветствую вас, Лариса!

1. ГСМ в бухгалтерском учете

1.1. Поступление ГСМ учитывают в обычном порядке в зависимости от принятой в организации учетной политики.

Есть особенности в отражении операций по приобретению ГСМ:

через подотчетное лицо за наличный расчет;

с использованием топливных карт.

1.2. Списание ГСМ в бухгалтерском учете отражают в порядке, установленном в учетной политике.

Количество списываемого топлива определяют на основе данных:

  • путевых листов, если ваша организация занимается перевозками пассажиров и багажа или грузов (ч. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта). В этом случае ваши путевые листы должны содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные как для первичных учетных документов, так и для путевых листов;

  • путевых листов, маршрутных листов, справок или отчетов о перемещениях автомобиля и пройденном им пути, составленных на основании сведений системы спутниковой навигации ГЛОНАСС, GPS или иных систем, - если перевозками пассажиров и багажа, грузов ваша организация не занимается (Письма ФНС России от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848, УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 № 16-15/116577@, Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354). Эти документы должны содержать обязательные реквизиты первичных учетных документов. На обязательные реквизиты путевого листа из Приказа Минтранса России от 11.09.2020 № 368 вы можете ориентироваться при разработке собственных форм, но вам необязательно приводить их все.

Если в организации установлены нормы расхода ГСМ, то в случае выявления отклонений от норм причины перерасхода надо проанализировать. В зависимости от причины сверхнормативные затраты могут быть списаны:

  • в расходы по обычным видам деятельности, если сверхнормативный расход обоснован (п. 5 ПБУ 10/99);

  • на виновных лиц, если они установлены;

  • на прочие расходы, если сверхнормативный расход нельзя объяснить объективными причинами или виновные лица не установлены (п. 11 ПБУ 10/99).

При списании ГСМ, использованных в деятельности организации, в том числе для управленческих нужд, как правило, делают запись:

Себестоимость ГСМ включена в расходы по обычным видам деятельности Дт 26 (44, 20) – Кт 10-3

2. Расходы на ГСМ в целях налогообложения

В целях налогообложения прибыли стоимость ГСМ включают в материальные или в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 2, 5 п. 1 ст. 254, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67).

Топливо учитывают в расходах на основании путевых листов или иных документов, оформленных в соответствии с требованиями законодательства, в тех отчетных периодах, за которые составлены эти документы (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 272 НК РФ).

При применении УСН стоимость ГСМ признают в материальных расходах или в расходах на содержание служебного автотранспорта при условии их фактической оплаты (в том числе при отсутствии задолженности перед подотчетным лицом) (пп. 5, 12 п. 1, п. 2 ст. 346.16, пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ, Письма Минфина России от 27.09.2018 № 03-11-11/69335, от 23.12.2009 № 03-11-09/413).

Нормирование расходов на ГСМ в целях их учета при расчете налога на прибыль или при применении УСН не установлено ни для легковых автомобилей, ни для каких-либо других (Письма Минфина России от 26.09.2019 № 03-03-07/74189, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283). Расходы учитываются полностью.

Однако если организация в добровольном порядке установила собственные нормы ГСМ в целях контроля за их использованием, то сверхнормативный расход в целях налогообложения прибыли может:

  • учитываться в расходах в обычном порядке, если он обоснован (Письмо УМНС России по г. Москве от 05.02.2003 № 26-12/7430);

  • учитываться во внереализационных расходах после того, как в доходах будет признана сумма возмещения ущерба виновным в перерасходе (хищении) ГСМ лицом (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ, Письма Минфина России от 07.03.2018 № 03-03-06/2/14611, от 20.02.2017 № 03-03-06/1/9693);

  • учитываться во внереализационных расходах, если не установлено виновное в хищении ГСМ лицо. Отсутствие виновного лица должно быть документально подтверждено, например, постановлением о приостановлении предварительного следствия в связи с неустановлением виновных лиц (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ, Письмо Минфина России от 20.08.2019 № 03-03-06/1/63646);

  • не признаваться в расходах, если превышение норм не имеет разумных причин или отсутствие виновного лица не подтверждено (Определение ВАС РФ от 09.07.2012 № ВАС-8327/12, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 № Ф08-5527/2015).

В целях налогообложения единым налогом, уплачиваемым при применении УСН, учтенную в расходах на дату оплаты стоимость сверхнормативных ГСМ нужно восстановить, за исключением случая, когда сверхнормативный расход экономически обоснован. Ведь учет убытков от хищений в расходах п. 1 ст. 346.16 НК РФ не предусмотрен, а в случае отсутствия разумных причин для перерасхода не соблюдается условие признания расхода, установленное п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Таким образом, основным документом для списания ГСМ будут путевые листы, оформление с учетом всех требований, также это будут договоры транспортировки, первичные документы, доказывающие перевозку, например оригиналы или копии репортных накладных.

Если перевозится специфические грузы, нужно учитывать дополнительные требования и оформлять дополнительные документы, об этом можно прочесть в статье: https://www.klerk.ru/tribune/aleksandr42/559217/.

Как выбрать договор можно прочесть здесь:

Также учтите, что: