Добрый день. Организация имеет бизнес-карту, привязанную к расчетному счету. Карта выдается для покупки хоз. товаров подотчетным лицом. При совершении покупки сотрудник расплачивается картой, но операция отражается по расчетному счету только через несколько дней. Как нужно оформлять авансовый отчет в этом случае?
Здравствуйте!
Сотрудник, отчитывается по израсходованным деньгам, в срок, установленный компанией. При этом заполняется авансовый отчет по форме N AO-1.
Для подтверждения расходов, оплаченных корпоративной картой, подотчетник должен приложить к авансовому отчету такие же документы, как и при оплате наличными, выданными из кассы под отчет. Оплату могут подтверждать: чек ККТ, бланк строгой отчетности (БСО) или иной документ, подтверждающий оплату, в случаях, когда продавец может работать без ККТ, квитанция электронных терминалов (слип) (она также подтверждает оплату картой).
После того, как руководитель организации утвердил авансовый отчет, организация принимает на учет товары, работы или услуги, оплаченные подотчетным лицом.
В налоговом учете, если организация применяет УСН (доходы-расходы), затраты признаются расходами налогоплательщика после их фактической оплаты. Под ней понимается прекращение обязательства налогоплательщика — приобретателя товаров (работ, услуг) перед продавцом, которое непосредственно связано с поставкой этих товаров (выполнением работ, оказанием услуг). При этом принятые к учету материальные затраты учитываются в составе налоговых расходов в момент погашения задолженности перед поставщиком/продавцом путем списания денег с расчетного счета налогоплательщика, выплаты из кассы, а при ином способе погашения задолженности — в момент такого погашения.
А что делать с отражением расхода по расчетному счету на несколько дней позднее? Товар нужно принять к учету в день покупки, а движение по расчетному счету пройдет через два дня. Показывать в авансовом отчете задолженность подотчетному лицу?
В авансовом отчете у сотрудника по строке “перерасход”, будет отражена сумма задолженности. На дату списания суммы с расчетного счете, в учете задолженность перед сотрудником закроется.