Расход ГСМ ,

Добрый день.
Генеральный директор передвигается на личном авто, использует корпоративную карту Лукоил для заправки, так же ездит на своей машине в командировки. Скажите пожалуйста. как правильно оформить списание ГСМ, какие подтверждающие документы необходимо оформлять, нужны ли путевые листы на каждый день? Можно ли учитывать данные расходы в уменьшение налогооблагаемой базы на прибыль.
Заранее спасибо.

Здесь две ситуации:

  1. учет ГСМ для личного автомобиля директора

  2. учет ГСМ при поездке в командировку на автомобиле

В любом случае потребуется устанавливать нормы расхода топлива (нормы две – зимняя и летняя) для автомобиля. Их нужно разработать и утвердить приказом самостоятельно, используя распоряжение Минтранса от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р.

Далее, если личный автомобиль директор использует в служебных целях, необходимо вести путевые листы с указанием пунктов поездок и ежедневной фиксацией показаний спидометра отдельно назначенным сотрудником. Такие путевые листы можно разработать самостоятельно в соответствии с приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист (п. 14 ст. 2, ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ; письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161).

Если личный автомобиль директор использует для поездки в командировку, то следует издать соответствующий приказ с указанием данного факта, оформить путевой лист и по окончании командировки составить служебную записку, подтверждающую производственный характер поездок. Расчет расхода ГСМ на поездку в командировку рассчитывается исходя из километража по путевому листу и служебной записки, и нормы расхода по приказу.

Учет ГСМ будет происходить следующим образом:

Дт 60 Кт 51 оплата поставщику топлива

Дт 10.03 Кт 60 зачисление поставщиком топлива на топливную карту

Дт 26 Кт 10.03 списание на затраты в БУ и НУ ГСМ в количестве, рассчитанном как километраж по путевым листам, умноженный на норму расхода по приказу

Дт 26 Кт 10.03 списание на затраты фактически израсходованного сверх нормы топлива только в БУ, к НУ не принимается

Так как автомобиль личный, то расход ГСМ фактический сверх расчетного признается натуральным доходом и облагается НДФЛ и страховыми взносами (ст. 211, 226 НК РФ; ч. 1 ст. 7, ч. 6 ст. 8 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Таким образом:

  1. приказ о норме расхода ГСМ для автомобиля директора

  2. путевые листы, подтверждающие производственный характер поездок

  3. к налоговому учету принимается ГСМ в сумме, рассчитанной исходя из километража по путевым листам и норме расхода

  4. расход ГСМ фактический сверх расчетного к налоговому учету не принимается, и признается натуральным доходом

1 симпатия