Сотрудник компании работает удаленно, место работы в трудовом договоре указано на территории РФ.
Перед очередной выплатой заработной платы в декабре 2022 работодатель узнает, что сотрудник находился на территории Белоруссии около 160 дней.
В случае, если сотрудник в январе 2023 года выезжает на 30 календарных дней на территорию Белоруссии и работодатель при выплате заработной плате в феврале будет знать, что сотрудник за предшествующие 12 месяцев провел более 183 дней в Белоруссии, должен ли он исчислить НДФЛ по ставке 30%? Располагает ли ФНС сведениями о перемещении физ лиц из РФ в Беларусь?
Будет ли безопаснее для работодателя в этом случае заключить договор ГПХ? В этом случае должна ли организация уточнять статус физ лица или он самостоятельно несет ответственность за ставку при исчислении НДФЛ?
Добрый день, Елена ! Изучив Ваш вопрос , хочу ответить следующее : работодатель вправе самостоятельно определить налоговый статус работника, подсчитав количество дней, которые он провел в РФ. ( письма Минфина РФ от 22.02.2017 № 03-04-05/10518, ФНС РФ от 19.09.2016 № ОА-3-17/4272@.) Человека признают налоговым резидентом РФ, если его пребывание на территории России не меньше 183 календарных дней подряд за 12 месяцев. Эти дни могут быть с перерывами, главное – чтобы в итоге по подсчетам выходило 183. Конкретного списка документов, по которому можно было бы определить статус налогоплательщика, нет. Тем не менее, по письму Минфина от 21.04.2020 № 03-04-05/31921 можно использовать копию паспорта с отметками пограничной службу и выписки из отеля. Если же физическое лицо не находится на территории России в течение 183 и больше дней за 12 месяцев, то он становится нерезидентом. В этом случае ставка повышается до 30% и никакие налоговые вычеты не предусмотрены.
Налоговая инспекция ориентируется на те данные о резидентстве, которые получает от налоговых агентов , в частности работодателей, например. ФНС может запросить сведения у госорганов о пересечении границы конкретным человеком, если у нее есть какие-то подозрения: например, разыскивает должников. Но процедуры массового автоматического сбора данных для определения налогового статуса физических лиц пока что не существует.
Тем не менее, налоговики настаивают на том, чтобы по итогам календарного года компании уточняли налоговый статус работника и пересчитывали налоговые обязательства. Письмо ФНС России от 22.10.2012 № АС-3-3/3797@. Письма Минфина России: от 30.12.2019 № 03-04-05/102983, от 11.09.2019 № 03-04-05/69879.
Что касается вопроса оформления взаимоотношений с таким сотрудником, то позиция Минтруда такова, что нельзя заключать трудовой договор с дистанционным сотрудником, который находится за пределами России. Позиция ведомства отражена в письмах № 14-2/ООГ-245 от 16.01.2017 и № 17-3/В-410 от 07.08.2015. Аргумент Минтруда: законы РФ действуют только на ее территории .
Поэтому отношения сторон, одна из которых находится за ее пределами, законодательно не урегулированы. Кроме того, невозможно обеспечить для такого работника безопасные условия труда.
Как следствие, ведомство рекомендует заключать договор ГПХ.
При этом, налоговый агент обязан удерживать НДФЛ по верной ставке. Чтобы определить ставку, нужно знать налоговый статус работника. Поэтому определять резидент ли работник – обязанность работодателя.
Сотрудники могут не сообщать об отъезде, но такой аргумент не поможет в споре с налоговой. Переложить ответственность на работника указав, например, в трудовом договоре на его обязанность сообщать о выезде за пределы РФ, тоже не получится.