Добрый день! Просим оценить налоговые, административные риски и последствия данной ситуации:
Работник устроен по трудовому договору, работает дистанционно (данный формат работы прописан в договоре), проживая за границей. Получает заработную плату на карту российского банка. Работодатель, в свою очередь, удерживает НДФЛ с его дохода, начисляет страховые взносы, перечисляет налоги в бюджет и отчитывается по сотруднику в обычном порядке.
Просим рассмотреть оба варианта – когда работник проживает менее 183 дней в календарном году и более 183 дней.
Поскольку в трудовом договоре указано место работы Россия, то значит считается, что человек работает в России.
Сотрудник, если это не прописано в трудовом договоре, не должен подтверждать свое место пребывания. Таким образом, работодатель может не знать, что человек проживает в другой стране. Оснований считать работника нерезидентом у работодателя нет.
ФНС не получает данные от пограничной службы о фактах пересечения границы гражданами. Узнать о том, что физлицо нерезидент ФНС может только при получении сведений от налоговых других стран, если есть обмен данными и если это физлицо каким-то образом в этих данных указано как нерезидент. Ну или еще каким-то случайным образом.
Если ФНС узнает о нерезидентстве вашего работника, то теоретически она может предъявить претензию из-за удержания НДФЛ не по ставке 30% (как у нерезидентов), но у вас есть шанс от этого отбиться - у вас не было сведений о нерезидентстве.
Чтобы избежать даже возможных неприятностей, имеет смысл внести изменения в трудовой договор (доп.соглашением) и указать местом работы другое государство. В этом случае выплата зарплаты вашей организацией будет выплатой дохода источником за пределами РФ ( пп. 3 п. 1 ст. 228 НК РФ, Письмо Минфина России от 25.01.2023 N 03-04-05/5555).
И сотрудник самостоятельно будет решать вопрос со своим НДФЛ. Если по итогам года он окажется налоговым резидентом, то он обязан сдать 3-НДФЛ и уплатить налог. Если он окажется нерезидентом, то он вообще не будет уплачивать российский НДФЛ.
Страховые взносы уплачиваются работодателем за граждан России независимо от места работы сотрудников и их резидентства.