Структура бухгалтерии, организация документооброта

Добрый день очень надеюсь на ваши комментарии и помощь, есть ООО оказывает услуги по монтажу и установке тахографов, систем Глонасс и их абонентское обслуживание.

ООО на ОСНО, численность 11 человек в штате, порядка 10 монтажников по договорам ГПХ. Учет двойной, зарплата оклад плюс премия, которую нужно начислять по специальным отчетам из crm системы Битрикс, порядка 200 приходных документов по услугам и ТМЦ квартал, около 300 документов на реализацию за квартал, ни транспортных ни имущества в собственности организации нет.

До октября 2020 вела аутсосрсинговая компания плюс бухгалтер на первичке,с октября взяли главного бухгалтера в штат на неполную ставку, которая восстанавливала учет за предыдущие периоды, отчитывалась по НДС, и прибыль, бухгалтер на первичке занималась материальным столом списанием, проводила платежи по банку, начисляла зарплату в зуп и премию на руки, также выдавала ее либо перечисляла на карту. Также она отчитывалась по зарплатным налогам и в ПФР. Выставляла первичные документы на абоненское обслуживание, занималась сверкой с поставщиками и покупателями.

Мне кажется на бухгалтере было слишком много обязанностей, и она не успевала все сделать качественно и вовремя, соответственно красные остатки по складу(продавали перемещали то чего не было), не ясно насколько правильны остатки по 60 и 62 счету, нужно сверяться.

Подскажите пожалуйста:

  1. Как более рационально распределить обязанности между главным бухгалтером и просто бухгалтером?Увеличение штата не предполагается.
  2. Как организовать документооборот: отслеживание своевременности отправки и поступления документов на реализацию от покупателей?Бухгалтер не в состоянии за этим уследить. В одной из компаний за этим следили менеджеры, за которым закреплены клиенты, от этого зависела их премия, плюс сверка .Но здесь менеджеры работают только в Битрикс и к 1С у них нет доступа , соответственно все скидывают на бухгалтера.

Да, вы правы, для двух человек (де-факто для 1,5) это слишком много. Они хотя бы в отпуска ходили или на больничные? Если нет, у вас колоссальные риски, если вы на ОСНО, даже супервнимательный человек делает ошибки, нужны перепроверки. Причем ни одна программа не заменит тут человека, т.к. специфика бизнеса есть такое, особенности и т.д. Пока нет четкого и выстроенного документооборота и если у вас клиенты-физические лица, многое просто вручную приходится делать.

Если у вас бухгалтер де-факто выполняет обязанности менеджера или оператора ему полагается либо доп.плата, либо если вы не можете нанимать нового бухгалтера или платить, эти обязанности нужно переложить на менеджера или оператора. Слишком это разные функции.

Вы что ожидаете какого-то чуда или “волшебной кнопки” решения? Без дополоты или дополнительной мотивации никак нельзя получить более высокого качества и результатов. Это слишком напоминает мне историю про 7 красных линий, прошу прощения, конечно, за эту ссылку, но это только моя аллюзия.

Может коллеги подскажут, как создать более эффективную “потогонную систему”, чтобы бухгалтер не умер от переутомления, но я не вижу выхода. Если переложить функции на рядового бухгалтера его научить, то нужно оплатить это по закону - ТК РФ, если же усилить проверки и заставить гл. бухгалтера это делать, то ему нужна доплата и тоже по закону. Поэтому я и называю ваш запрос противоречивым.

По описанию не вижу тут работы для двух бухгалтеров. Но разумеется, могу ошибаться, потому что такие оценки затруднительны по общему описанию и через интернет. Думаю, стоит начать с анализа какие процессы можно автоматизировать. Какая 1с, насколько полноценно используется, возможно, настроить какие-то выгрузки из ПО, где работают менеджеры. Да, это потребует каких-то денежных затрат, но не постоянных и полезных. И менеджеров по любому задействовать в процессе получения документов, для этого совсем не обязательно пускать их в 1с, а можно и пускать с ограниченными правами.