Приветствую вас, Юлия!
Срок представления истребуемых документов при камеральной или выездной проверке - 10 рабочих дней после получения требования (ст. 93 НК РФ).
Срок представления документов при встречной проверке - 5 рабочих дней, если в требовании есть ссылка на п. 1 ст. 93.1 НК РФ, и 10 рабочих дней, если в требовании ссылка на п. 2 ст. 93.1 НК РФ (ст. 93.1 НК РФ).
Документы представьте в виде заверенных руководителем копий с сопроводительным письмом и описью, а при отправке по ТКС - в виде сканов (Требования ФНС, Письмо ФНС от 03.04.2018 № ЕД-4-15/6280@).
Нужно подать уведомление , если инспекторы требуют документы или иную информацию, а вы (п. п. 3, 5 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ):
• не успеваете представить их в срок по объективным причинам, но готовы сделать это позже (например, не хватает времени, чтобы снять копии с большого объема документов, главный бухгалтер в отпуске или болеет);
• не можете их представить ни в срок по требованию, ни позднее (например, оригиналы документов утрачены или изъяты правоохранительным органом);
• ранее уже представляли их в налоговый орган, поэтому повторно можете эти же документы не представлять.
Во всех этих случаях заполните и своевременно подайте уведомление по форме КНД 1125045, которая утверждена Приказом ФНС России от 24.04.2019 № ММВ-7-2/204@.
Это уведомление подается если вы в принципе не можете подать документы или вам нужно дополнительное время для сбора документа и предоставления заверенных копий.
Если документы (информацию) запросили у вас в рамках встречной проверки, то уведомление нужно подавать (п. 6 ст. 6.1, п. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ):
• до конца следующего рабочего дня после дня получения требования - когда уведомляете о продлении срока;
• не позднее 5 рабочих дней со дня получения требования - когда уведомляете о том, что их у вас нет.
Если документы (информацию) требуют вне проверки в порядке п. 2 или п. 2.1 ст. 93.1 НК РФ, то уведомление представьте (п. 6 ст. 6.1, п. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ):
• до конца следующего рабочего дня после дня получения требования - когда уведомляете о продлении срока;
• не позднее 10 рабочих дней после дня получения требования - когда уведомляете о том, что их у вас нет.
В сопроводительном письме с документами, которые вы можете представить, вы можно написать, что таких-то документов у вас нет, либо, что нет таких документов с номерами.
Тут принцип такой, что нужно ответить на все вопросы так или иначе и/или представить заверенные копии документов. Причем обосновать каждую невозможность. Например, что у вас не хранится сведений о третьих физических лицах (которые у вас не работают и вы с ними не заключали никаких договоров) в больших объемах, что установлено Федеральным закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 14.07.2022) “О персональных данных” и уничтожили сведения согласно требованиям данного закона, и если этого не сделать, то вы несете в том числе уголовную ответственность по ст. 137 УК РФ (нарушение неприкосновенности частной жизни, это когда вы, например, сделали копию паспорта даже работника и тем более собрали паспортные данные лица, с которым не работали) и ст. 272 УК РФ (неправомерный доступ к охраняемой законом информации, это когда в ПК хранится информации по физлицам, которые не давали письменного разрешения и у вас не работают).
Опять-таки у вас указано в требовании представить подтверждавшие документы по автотранспортным перевозкам, не обязательно же тут договоры представлять, их не запросили, можно например путевые листы, т.к. они касаются только вашей организации и нужны для учета. Можно вообще какую-то оборотку, которая является регистром в бухучете.
Вообще по п.п. 2.4. и 2.5 в требовании вам может потребовать больше времени, чтобы сформировать все пункты загрузки и выгрузки, и тем более весь перечень грузов за 2019 г. Хотя можно им дать копии ТТН и ТН, там эта вся информация, формально вы выполните требования.
Важно соблюдать принципы:
- обязательно ответить или прислать уведомление о невозможности с просьбой продлить сроки или уточнить, что им нужно;
- предоставлять как можно меньше сведений, выполнять формально требования;
- четко соблюдать сроки, правильно заверять документы, сшивать их и ставить печати.
Да, мы согласны, но сейчас ФНС шлют очень много такого рода и даже хуже требований, причин там много: от низкой квалификации персонала, плохая работа информационных систем, до желания любой ценой собрать информацию для взысканий как можно больше налогов, сборов, пеней и штрафов.
Дата получения требования
Также, важно правильно определить дату, когда вы получили требование. Она зависит от того, каким способом оно передано (п. 6 ст. 6.1, п. 4 ст. 31, п. 1 ст. 93 НК РФ, п. 10 Порядка, утвержденного Приказом ФНС России от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@):
- лично, на бумаге - дата получения требования указана в его специальном поле;
- по почте - датой получения требования является шестой рабочий день со дня, когда инспекция отправила заказное письмо;
- в электронном виде по ТКС - дата, отраженная в квитанции о приеме;
- через личный кабинет налогоплательщика - датой получения требования является следующий рабочий день после дня, когда его разместили в личном кабинете;
- через МФЦ - рабочий день, следующий за днем получения требования МФЦ.
Уведомление по форме КНД 1125045 подайте прямо в инспекцию, по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.
Если вы не обязаны сдавать декларации по ТКС или личный кабинет налогоплательщика, то также можете направить уведомление по почте заказным письмом (п. 3 ст. 93 НК РФ).
Ответственность за непредставление документов в ФНС
Если не представлены в срок документы по требованию при проверке вашей организации - 200 руб. за каждый документ (ст. 126 НК РФ).
Не исполнено в срок требование при встречной проверке - 10 000 руб. за непредставление документов и 5 000 руб. за непредставление информации (ст. 93.1 НК РФ, письмо Минфина от 01.06.2022 № 03-02-07/51429).
Грубое нарушение правил бухучета - 10 000 или 30 000 руб. А при занижении налоговой базы - 20% неуплаченной суммы, но не менее 40 000 руб. (ст. 120 НК РФ).
Грубое нарушение правил бухучета - это отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского или налогового учета, несвоевременное или неправильное отражение имущества или хозяйственных операций.
Срок давности по налоговым правонарушениям 3 года. При неуплате налогов и грубом нарушении правил учета срок считают со следующего налогового периода после нарушения. Например, при неуплате налога на прибыль за 2019 г. срок давности начинает исчисляться с 01.01.2021, а последний день срока 31.12.2023. В остальных случаях срок давности считают со дня нарушения, например, при несвоевременной сдаче отчетности - со следующего дня после установленного срока ее сдачи (ст. 113 НК РФ, Письмо ФНС от 22.08.2014 № СА-4-7/16692).
Вывод. Если сразу не можете представить все документы, представьте, что можете и в сопроводительном письме напишите, почему не можете, также направьте уведомление по форме КНД 1125045, если направить чего не сможете или можете позже. Отвечать нужно на все, но без лишней информации и формально и точно в срок.