Добрый день.
В рамках выездной проверки нам пришло уведомление об ознакомлении с оригиналами документов, но в списке документов указаны оборотно-сальдовые ведомости, а также журналы счетов фактур и книги продаж в оригинале. Можем ли мы предоставить ОСВ и журналы, а также книгу продаж через ТКС, ведь там подписи только нашей организации, и будут ли эти документы в электронном виде считаться оригиналами, если мы ведем все это в электронном виде и храним в электронном виде.
И второй вопрос - могут ли в рамках этой же выездной проверки запрашивать документы эти же снова, но через ТКС?
Приветствую вас, @lirana_0907 !
1. Если по требованию ФНС о представлении документов вы подали их копии, то проверяющие могут запросить у вас подлинники, если они им потребуются (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Например, если нужно будет сверить копии с оригиналом или если выявят противоречия между вашими документами и сведениями, которые есть у инспекции (п. 2 Письма Минфина России от 11.01.2009 № 03-02-07/1-1).
Для ознакомления с подлинниками вам направят или вручат (наверное, уже это сделали) уведомление об этом, где приведут наименования и реквизиты документов или иным способом укажут, какие именно документы нужно представить. Установленной формы такого уведомления нет. Например, его могут составить по форме, рекомендованной в Письме ФНС России от 15.01.2019 № ЕД-4-2/356@.
Если ознакомиться с подлинниками проверяющие хотят в ходе выездной проверки, то вас могут попросить об этом устно (п. 5.5 Письма ФНС России от 25.07.2013 № АС-4-2/13622).
При выездной проверке инспекция может ознакомиться с подлинниками только на территории проверяемого налогоплательщика, кроме случаев, когда (п. 12 ст. 89 НК РФ, п. 5.5 Письма ФНС России от 25.07.2013 № АС-4-2/13622):
- выездная проверка проходит на территории ИФНС;
- инспекция провела выемку документов;
- нужно ознакомиться с подлинниками документов, истребованных в виде копий в порядке п. 2 ст. 93 НК РФ, но налогоплательщик не согласен представить их для ознакомления на своей территории.
Если не представить оригиналы документов, которые налоговый орган запросит для ознакомления, должностное лицо организации (ИП) могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ (штраф на должных лиц от 2 до 4 тыс. руб.) за неповиновение законному распоряжению или требованию должностного лица налогового органа.
При этом заменить подлинники их скан-образами не получится, даже если они будут подписаны усиленными квалифицированными электронными подписями ответственных лиц всех сторон (Письмо ФНС России от 17.05.2016 № АС-4-15/8657@).
2. Могут запрашивать повторно, но вы можете отказать. Документы (информацию), которые вы уже представляли в инспекцию, повторно подавать не нужно, за исключением следующих случаев (п. 5 ст. 93 НК РФ):
- ранее вы представляли подлинники документов и инспекция вернула их;
- инспекция утратила документы вследствие обстоятельств непреодолимой силы (например, пожара или наводнения).
В иных случаях подавать документы повторно не надо. Вместо этого в ответ на требование инспекции вам необходимо направить уведомление (п. 3 ст. 93 НК РФ). Сделать это нужно в течение срока представить уведомление, отведенного на исполнение требования.
Форма уведомления о невозможности представления в установленные сроки документов (информации) утверждена приказом ФНС России от 24.04.2019 № ММВ-7-2/204@.
3. При это важно учесть, что положение п. 5 ст. 93 НК РФ не подлежит расширительному толкованию и не распространяется на случаи представления налогоплательщиком документов вне рамок проведения налоговой проверки (письмо ФНС России от 04.12.2015 № ЕД-16-2/304).
Действующим законодательством о налогах и сборах не установлено ограничение на повторное истребование у проверяемого лица:
-
документов, ранее представленных в налоговые органы в рамках запроса по конкретной сделке вне рамок проведения налоговых проверок в соответствии с п. 2 ст. 93.1 НК РФ (письмо ФНС России от 04.12.2015 № ЕД-16-2/304);
-
документов, касающихся деятельности контрагента налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), представленных ранее налогоплательщиком в соответствии с п. 1 ст. 93.1 НК РФ (см. постановления ФАС Северо-Западного округа от 28.01.2013 № Ф07-2107/12, Девятого ААС от 23.12.2013 № 09АП-41566/13).
-
документов, которые были истребованы в рамках иных мероприятий налогового контроля. Так, например, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 31.01.2012 № Ф07-584/11 согласился с выводами контролеров о том, что повторное истребование в рамках выездной налоговой проверки журнала кассира-операциониста, представленного ранее в налоговый орган при снятии ККМ с учета, не подпадает под ограничение, установленное п. 5 ст. 93 НК РФ.
Как видим, ограничение на повторное истребование документов, представленных налогоплательщиком ранее в соответствии, например, со ст. 93.1 НК РФ, в налоговом кодексе отсутствует. Существуют и судебная практика, в которой судьи признают необоснованным отказ налогоплательщика представить документы, которые частично были ранее представлены в рамках встречной проверки этого же контрагента (см, например, постановление Одиннадцатого ААС от 05.08.2014 № 11АП-10085/14, оставлено в силе постановлением АС Поволжского округа от 24.11.2014 № Ф06-17227/2013).
Вывод. Если налоговые органы повторно запрашивают ранее представленные документы в рамках камеральных, выездных проверок налогоплательщика или в рамках проведения налогового мониторинга, последний вправе обжаловать такое требование в вышестоящий налоговый орган в порядке, предусмотренном разделом VII НК РФ, приложив к жалобе копии требований по представлению одних и тех же документов (первоначальное и вновь полученное).
А книга покупок и продаж? Ведь мы ее имеем право не распечатывать, а хранить в электронном виде и подписывать усиленной подписью при передаче по запросу налоговой и тоже про оборотно-сальдовую ведомость, не про скан-образы. Как с ними при запросе оригиналов? Не будут ли считаться оригиналами вышеуказанные документы?
Если у вас ведутся документы только в электронном виде, то оригиналы будут тоже в электронном виде, можно учесть следующее.
Требуемые документы можно представить на бумажном носителе или в электронном виде. На бумажном носителе документы подаются лично (через представителя) или направляются по почте. В электронном виде документы можно направить, в частности, через личный кабинет налогоплательщика (п. 2 ст. 93 НК РФ; пп. 3 п. 7 Приложения к Приказу № ММВ-7-17/617@).
Для подтверждения того, что все документы представлены в налоговый орган в полном объеме и в установленный срок, подготовьте опись (сопроводительное письмо), в котором перечислите представляемые документы и их реквизиты.
Если вы направляете документы по почте, то желательно делать это почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении. Опись и уведомление будут доказательством того, что инспекция получила затребованные документы.
Документы, составленные на бумажном носителе, могут быть представлены в электронной форме в виде электронных образов документов (документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов) по установленным форматам (абз. 4 п. 2 ст. 93 НК РФ).
В случае представления документов в электронной форме они должны быть заверены усиленной электронной подписью и могут быть переданы через личный кабинет налогоплательщика (абз. 5 п. 2 ст. 93 НК РФ; п. 24 Приложения к Приказу № ММВ-7-17/617@).
Вы должны представить требуемые документы в течение 10 рабочих дней со дня получения соответствующего требования (ст. 6.1, п. 3 ст. 93 НК РФ).
Если вы не можете уложиться в отведенный срок, то не позднее чем на следующий день со дня получения требования представьте в налоговый орган уведомление об этом. Уведомление можно направить, в частности, в электронной форме через личный кабинет налогоплательщика (п. 3 ст. 93 НК РФ).